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5.5 招標(biāo)采購項目的溝通管理

5.5.1 招標(biāo)采購項目的溝通管理

（1）溝通的概念

（2）外部溝通與內(nèi)部溝通

（3）溝通計劃

5.5.2招標(biāo)采購項目的信息管理

采購信息是指與采購活動相關(guān)的信息。采購信息直接影響采購活動的質(zhì)量。

信息管理是指對信息的收集、加工、整理、存儲、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。采購信息管理的目標(biāo)旨在通過采購信息傳輸?shù)挠行ЫM織管理和控制，為項目采購提供增值服務(wù)。招標(biāo)采購項目信息管理的目的就是通過有組織的采購信息流通，使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息。

（1）招標(biāo)采購項目信息管理的特點

（2）信息管理的作用

（3）招標(biāo)采購項目信息的收集、發(fā)布和管理

1）信息收集的內(nèi)容

①與招標(biāo)采購活動相關(guān)的法律、法規(guī)資料的收集。

②產(chǎn)品信息收集?？萍歼M(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術(shù)不斷更新，產(chǎn)品的功能結(jié)構(gòu)與成本也在不斷變化。因此，應(yīng)按照產(chǎn)品的類別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展?fàn)顟B(tài)等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計和記錄，并建立產(chǎn)品跟蹤信息系統(tǒng)，及時掌握各種產(chǎn)品變化的動態(tài)信息。

③供應(yīng)商信息收集。作為項目采購的供應(yīng)商，其經(jīng)營資格、提供貨物和服務(wù)的履約能力、市場資信程度等，都直接關(guān)系到招標(biāo)采購的成敗。因此，為了保障項目采購的良好效果，需要建立供應(yīng)商信息庫，該信息庫應(yīng)包括供應(yīng)商的分類、供應(yīng)商實力調(diào)查、供應(yīng)商是否轉(zhuǎn)產(chǎn)破產(chǎn)、供應(yīng)商的資信記錄等信息。

④采購案例信息的收集。項目采購過程同時也是一個經(jīng)驗積累的過程。通過對各種類型項目采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功經(jīng)驗，避免不必要的失誤。

2）招標(biāo)采購信息的公開發(fā)布。項目采購信息公開發(fā)布，就是將招標(biāo)采購的信息以公開的方式告知社會公眾和有關(guān)的供應(yīng)商。信息公開發(fā)布是招標(biāo)采購中的重要內(nèi)容和組成部分。

按照招標(biāo)投標(biāo)法的規(guī)定，凡是按照法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)行的招標(biāo)采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)信息。

3）招標(biāo)采購信息記錄。在整個采購進(jìn)程中，必定會產(chǎn)生大量程序、過程方面的具有法律效力的文件與資料，如采購活動記錄、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)報告、定標(biāo)文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。這些文件和資料反映采購活動的實質(zhì)性內(nèi)容，并且經(jīng)過采購當(dāng)事人雙方的認(rèn)可，一經(jīng)做出就具有法律效力。按照采購“公平、公開、公正”的原則要求，招標(biāo)采購中產(chǎn)生的文件與資料，應(yīng)當(dāng)依法保存，以備監(jiān)督檢查、處理糾紛、履行合同和進(jìn)行評估時使用。

（4）招標(biāo)采購項目信息管理的方法和措施

為了達(dá)到采購信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購信息來源，對采購信息進(jìn)行分類；掌握和正確運用采購信息管理的手段；掌握采購信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立采購信息管理系統(tǒng)。

項目采購產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大，種類繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，采購信息管理應(yīng)采用的措施包括：

1）標(biāo)準(zhǔn)化措施。由于各種采購數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對采購項目相同的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。將得到的采購數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，最終形成采購信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起。

2）制度化措施。采購信息資料只有全面反映項目采購的各類信息，才更具有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成，需要大量的數(shù)據(jù)和信息作支撐，這些數(shù)據(jù)和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過長期的積累，通過有效的信息管理制度建立才能達(dá)到。

（5）信息技術(shù)與應(yīng)用

采購信息技術(shù)主要包括：

1）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用。如：

①計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是分配在不同的地理位置、具有獨立功能的多個計算機(jī)系統(tǒng)，用通信設(shè)備和通信線路，按照網(wǎng)絡(luò)協(xié)議相互通信，以共享硬件、軟件和信息等資源為目的的計算機(jī)系統(tǒng)的集合。

②internet網(wǎng)絡(luò)。通常用于收集市場信息。對于業(yè)主而言，可以通過internet網(wǎng)絡(luò)查詢采購項目所需的市場信息；對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，通過internet網(wǎng)絡(luò)收集市場信息是更必不可少。目前國內(nèi)已經(jīng)有不少大型工程信息的專業(yè)網(wǎng)站，這些網(wǎng)站上提供了大量的建設(shè)工程和國際、國內(nèi)的設(shè)備采購項目的信息，經(jīng)常關(guān)注這些網(wǎng)站對于把握招標(biāo)市場可以起到事半功倍的效果。

另外，除了關(guān)注專業(yè)的門戶網(wǎng)站和企業(yè)網(wǎng)站外，經(jīng)常用搜索引擎搜索一些與招標(biāo)有關(guān)的關(guān)鍵詞（如建設(shè)工程、土建工程、機(jī)電設(shè)備采購、空調(diào)采購等），也會收到大量的市場信息。

2）多媒體計算機(jī)技術(shù)。多媒體計算機(jī)技術(shù)（multimedia computer technology）是指計算機(jī)綜合處理多種媒體信息，文本、圖形、圖像、音頻和視頻，使多種信息建立邏輯連接，集成為一個系統(tǒng)并具有交互性。簡單地說，計算機(jī)綜合處理聲、文、圖信息和具有集成性和交互性。

組織大型項目招標(biāo)、開標(biāo)是需要耗費大量的時間、精力和財力的，特別是對于大宗的進(jìn)口設(shè)備采購的項目，投標(biāo)商將來自世界各地，目前十分成熟的遠(yuǎn)程視訊系統(tǒng)或稱遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)，將對此類型的招標(biāo)工作帶來革命性的突破。招標(biāo)人或招標(biāo)代理人一旦建立了這套系統(tǒng)，并與數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)結(jié)合起來，便可實現(xiàn)：①與身處異地的招標(biāo)單位、投標(biāo)單位隨時面對面的溝通；②現(xiàn)場開標(biāo)、評標(biāo)過程；③專家評委遠(yuǎn)程評標(biāo)、指導(dǎo)；④多媒體歷史資料遠(yuǎn)程共享等。

3）專用軟件的應(yīng)用。由于招標(biāo)的流程是標(biāo)準(zhǔn)的，因此開標(biāo)前需要準(zhǔn)備的各種文件、表格的種類、格式也是基本相同的。因此，招標(biāo)人或招標(biāo)代理人可以通過專用軟件的應(yīng)用達(dá)到招標(biāo)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

如使用“招標(biāo)文件生成系統(tǒng)”，只需要將項目的基本信息錄入系統(tǒng)（項目編號、名稱、招標(biāo)單位、聯(lián)系人、報名期限、地點、發(fā)售標(biāo)書的時間地點、技術(shù)交底會的時間地點等），系統(tǒng)便會自動生成招標(biāo)公告、報名表、技術(shù)交底報名表、承諾函、投標(biāo)登記表、開標(biāo)一覽表、密封確認(rèn)表、符合性檢查表、評分表、匯總表等多種專業(yè)表格文件。