二、原始憑證

(一)原始憑證的基本內(nèi)容

由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的種類(lèi)和內(nèi)容不同，經(jīng)營(yíng)管理的要求不同，原始憑證的格式和內(nèi)容也干差萬(wàn)別。但無(wú)論何種原始憑證，都必須做到所載明的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)清晰，經(jīng)濟(jì)責(zé)任明確，一般應(yīng)具備以下基本內(nèi)容(也稱(chēng)為原始憑證要素)：

1.原始憑證名稱(chēng);

2.填制原始憑證的日期;

3.接受原始憑證單位名稱(chēng);

4.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)、金額等);

5.填制單位簽章;

6.有關(guān)人員簽章;

7.憑證附件。

實(shí)際工作中，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理和特殊業(yè)務(wù)的需要，除上述基本內(nèi)容外，可以增加必要的內(nèi)容。對(duì)于不同單位經(jīng)常發(fā)生的共同性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，有關(guān)部門(mén)可以制定統(tǒng)一的憑證格式。如人民銀行統(tǒng)一制定的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證，標(biāo)明了結(jié)算雙方單位名稱(chēng)、賬號(hào)等內(nèi)容;鐵道部統(tǒng)一制定的鐵路運(yùn)單，標(biāo)明了發(fā)貨單位、收貨單位、提貨方式等內(nèi)容。

(二)原始憑證的種類(lèi)

1.原始憑證按照來(lái)源不同，分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證。

(1)外來(lái)原始憑證。它是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，如購(gòu)買(mǎi)貨物取得的增值稅專(zhuān)用發(fā)票、對(duì)外單位支付款項(xiàng)時(shí)取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機(jī)票、火車(chē)票等。如表1—2、表1—3所示。

(2)自制原始憑證。它是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表等。如表1—4、表1—5所示。

2.原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同，分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。

(1)一次憑證。它是指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，如收據(jù)、領(lǐng)料單、收料單、發(fā)貨票、借款單、銀行結(jié)算憑證等。一次性憑證是一次有效的憑證。

(2)累計(jì)憑證。它是指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類(lèi)型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證。具有代表性的累計(jì)憑證是限額領(lǐng)料單。

(3)匯總憑證。它是指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。匯總原始憑證合并了同類(lèi)型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，簡(jiǎn)化了記賬工作量。

常用的匯總原始憑證有：發(fā)出材料匯總表(如表1—6所示)、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等。

3.原始憑證按照格式不同，分為通用憑證和專(zhuān)用憑證。

(1)通用憑證。它是指由有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門(mén)不同而異。可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國(guó)通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證，在全國(guó)通用等。

(2)專(zhuān)用憑證。它是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單、折舊計(jì)算表、工資費(fèi)用分配表等。

4.原始憑證按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的類(lèi)別不同，分為以下六類(lèi)：

(1)款項(xiàng)收付業(yè)務(wù)憑證。是指記錄現(xiàn)金和銀行存款收付增減等業(yè)務(wù)的原始憑證。這類(lèi)憑證既有外來(lái)的，也有自制的，但多為一次性憑證，如現(xiàn)金借據(jù)、現(xiàn)金收據(jù)、領(lǐng)款單、零星購(gòu)物發(fā)票、車(chē)船機(jī)票、醫(yī)藥費(fèi)單據(jù)、銀行支票、付款委托書(shū)、托收承付結(jié)算憑證等。

(2)出入庫(kù)業(yè)務(wù)憑證。是指記錄材料、產(chǎn)成品出入庫(kù)等情況的原始憑證。這類(lèi)憑證可以是一次性憑證，也可以是累計(jì)憑證，如入庫(kù)單、領(lǐng)料單、提貨單等。

(3)成本費(fèi)用憑證。是指記錄產(chǎn)品生產(chǎn)費(fèi)用的發(fā)生和分配情況的原始憑證。這類(lèi)憑證大都是內(nèi)部自制憑證，如工資單、工資費(fèi)用匯總表、折舊費(fèi)用分配表、制造費(fèi)用分配表、產(chǎn)品成本計(jì)算單等。

(4)購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)憑證。是指記錄材料物品采購(gòu)或勞務(wù)供應(yīng)、產(chǎn)成品(商品)或勞務(wù)銷(xiāo)售情況的原始憑證，前者為外來(lái)的憑證，后者為自制的憑證，如提貨單、發(fā)貨單、交款單、運(yùn)費(fèi)單據(jù)等。

(5)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)憑證。是指記錄固定資產(chǎn)購(gòu)置、調(diào)撥、報(bào)廢和盤(pán)盈、盤(pán)虧業(yè)務(wù)的原始憑證，如固定資產(chǎn)調(diào)撥單、固定資產(chǎn)移交清冊(cè)、固定資產(chǎn)報(bào)廢單和盤(pán)盈、盤(pán)虧報(bào)告單等。

(6)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)憑證。是指會(huì)計(jì)期間終了，為了結(jié)平收入和支出等賬戶，計(jì)算并結(jié)轉(zhuǎn)成本、利潤(rùn)等，由會(huì)計(jì)人員根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿記錄整理制作的原始憑證。這類(lèi)憑證一般無(wú)固定格式，但需要注明制證人并由會(huì)計(jì)主管簽章。

(三)原始憑證的填制要求

原始憑證是編制記賬憑證的依據(jù)，是會(huì)計(jì)核算最基礎(chǔ)的原始資料。要保證會(huì)計(jì)核算工作的質(zhì)量，必須從保證原始憑證的質(zhì)量做起，正確填制原始憑證。具體地說(shuō)，原始憑證的填制必須符合下列要求：

1.記錄要真實(shí)。原始憑證所填列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)字，必須真實(shí)可靠，符合實(shí)際情況。

2.內(nèi)容要完整。原始憑證所要求填列的項(xiàng)目必須逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏和省略。需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實(shí)際日期填寫(xiě);名稱(chēng)要齊全，不能簡(jiǎn)化;品名或用途要填寫(xiě)明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。

3.手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章;對(duì)外開(kāi)出的原始憑證必須加蓋本單位公章等;從外部取得的原始憑證，必須蓋有添置單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章?？傊?，取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保憑證的合法性、真實(shí)性。

4.書(shū)寫(xiě)要清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫(xiě)，文字要簡(jiǎn)明，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫(xiě)金額必須符合且填寫(xiě)規(guī)范，小寫(xiě)金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書(shū)寫(xiě)，不得寫(xiě)連筆字，在金額前要填寫(xiě)人民幣符號(hào)“￥”，人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白，金額數(shù)字一律填寫(xiě)到角分，無(wú)角分的，寫(xiě)“00”或符號(hào)“-”，有角分的，分位寫(xiě)“0”，不得用符號(hào)“—”;大寫(xiě)金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書(shū)字書(shū)寫(xiě)，大寫(xiě)金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫(xiě)“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫(xiě)金額之間不得留有空白，大寫(xiě)金額到元或角為止的，后面要寫(xiě)“整”或“正”字，有分的，不寫(xiě)“整”或“正”字。如小寫(xiě)金額為￥1008.00，大寫(xiě)金額應(yīng)寫(xiě)成“壹仟零捌元整”。

5.編號(hào)要連續(xù)。各種憑證要連續(xù)編號(hào)，以便考查。如果憑證已預(yù)先印定編號(hào)，如發(fā)票、支票等重要憑證，在寫(xiě)壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正

7.填制要及時(shí)。各種原始憑證一定要及時(shí)填寫(xiě)，并按規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核

(四)原始憑證的審核

為了如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、可靠性和正確性，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須對(duì)原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核。具體包括：

1.審核原始憑證的真實(shí)性。原始憑證作為會(huì)計(jì)信息的基本信息源，其真實(shí)性對(duì)會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有至關(guān)重要的影響。其真實(shí)性的審核包括憑證日期是否真實(shí)、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等內(nèi)容的審查。對(duì)外來(lái)原始憑證，必須有填制單位公章和填制人員簽章;對(duì)自制原始憑證，必須有經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人員的簽名或蓋章。此外，對(duì)通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實(shí)性，以防假冒。

2.審核原始憑證的合法性。審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否有違反國(guó)家法律法規(guī)的情況，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序，是否有貪污腐化等行為。

3.審核原始憑證的合理性。審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要、是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。

4.審核原始憑證的完整性。審核原始憑證各項(xiàng)基本要素是否齊全，是否有漏項(xiàng)情況，日期是否完整，數(shù)字是否清晰，文字是否工整，有關(guān)人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。

5.審核原始憑證的正確性。審核原始憑證各項(xiàng)金額的計(jì)算及填寫(xiě)是否正確，包括：阿拉伯?dāng)?shù)字分位填寫(xiě)，不得連寫(xiě);小寫(xiě)金額前要標(biāo)明“￥”字樣，中間不能留有空位;大寫(xiě)金額前要加“人民幣”字樣，大寫(xiě)金額與小寫(xiě)金額要相符;憑證中有書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤的，應(yīng)采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補(bǔ)等不正確方法。

6.審核原始憑證的及時(shí)性。原始憑證的及時(shí)性是保證會(huì)計(jì)信息及時(shí)性的基礎(chǔ)。

為此，要求在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)填制有關(guān)原始憑證，及時(shí)進(jìn)行憑證的傳遞。

審核時(shí)應(yīng)注意審查憑證的填制日期，尤其是支票、銀行匯票、銀行本票等時(shí)效性較強(qiáng)的原始憑證，更應(yīng)仔細(xì)驗(yàn)證其簽發(fā)日期。

原始憑證的審核是一項(xiàng)十分重要、嚴(yán)肅的工作，經(jīng)審核的原始憑證應(yīng)根據(jù)不同情況處理：

1.對(duì)于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)據(jù)以編制記賬憑證入賬。

2.對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫(xiě)有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)退回給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整、更正錯(cuò)誤或重開(kāi)后，再辦理正式會(huì)計(jì)手續(xù)。

3.對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。

（責(zé)任編輯：xll）

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