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第八章　會計檔案

一、會計檔案的概念和內(nèi)容

(一)會計檔案的概念

會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

(二)會計檔案的內(nèi)容

1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。

3.財務會計報告類：包括中期財務報告、年度財務會計報告，財務會計報告包括會計報表、附表、報表附注及相關(guān)文字說明、其他財務報告。

4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

二、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各單位當年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內(nèi)部指定專人保管。

移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應會同會計機構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

單位會計機構(gòu)向單位檔案部門移交會計檔案的程序是：

(一)編制移交清冊，填寫交接清單;

(二)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;

(三)交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核對無誤后簽章。

三、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

四、會計檔案的查閱、復制和交接

(一)會計檔案的查閱和復制

各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度，嚴格遵循查閱、復制和收回制度，保證會計檔案的安全完整。各單位保存的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

(二)會計檔案的交接

1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。

3.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。

4.單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業(yè)務相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

5.單位因業(yè)務移交其他單位所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

7.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

8.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

9.交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

五、會計檔案的銷毀

(一)會計檔案的銷毀程序和辦法

會計檔案保管期滿需要銷毀時，應按照以下程序銷毀：

1.由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告(一式兩份)，一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。

(二)保管期滿但不得銷毀的會計檔案

1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行。

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（責任編輯：xll）

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