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第二節(jié)　會計檔案保管

一、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會同會計機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

二、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

三個永久：年度財務(wù)報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。

固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

其余憑證、賬、報表保管期限是15年。

三、會計檔案的查閱和復(fù)制

(一)會計檔案的查閱和復(fù)制

各單位保存的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

(二)會計檔案的交接

單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

四、會計檔案的銷毀

(一)會計檔案的銷毀程序和辦法

1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告(一式兩份)，一份報告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案備查。

(二)保管期滿但不得銷毀的會計檔案

1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

2.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

【例題·單選題】1999年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，企業(yè)記賬憑證的保管期限為(　)。

A.15年 B.5年

C.3年 D.10年

『正確答案』A

『答案解析』記賬憑證的保管期限為15年。

【例題·判斷題】1999年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，原始憑證、記賬憑證和匯總記賬憑證保管15年。(　)

『正確答案』√

【例題·單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為(　)。

A.5年 　B.10年

C.15年 D.25年

『正確答案』C

『答案解析』明細(xì)賬、日記賬的保管期限為15年。

【例題·單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是(　)。

A.現(xiàn)金日記賬 B.現(xiàn)金總賬

C.應(yīng)收賬款總賬 　D.固定資產(chǎn)總賬

『正確答案』A

『答案解析』選項BCD的保管期限是15年。

【例題·多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有(　)。

A.年度財務(wù)報告

B.現(xiàn)金日記賬

C.原始憑證

D.會計檔案保管清冊

『正確答案』AD

『答案解析』選項B的保管期限是25年，選項C的保管期限是15年。

【例題·單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為(　)。

A.10年

B.15年

C.20年

D.5年

『正確答案』B

『答案解析』原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為15年。

【例題·單選題】下列保管期限為25年的會計檔案是(　)。

A.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 　B.銀行對賬單

C.銀行存款日記賬 　D.銀行存款總賬

『正確答案』C

『答案解析』選項A和B保管5年，選項D保管15年。

【例題·判斷題】當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機(jī)構(gòu)保管5年。(　)

『正確答案』×

『答案解析』當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機(jī)構(gòu)保管1年。

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