公文概述
　　一、公文的概念
　　公務(wù)文書(shū)，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱(chēng)公文，是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面文字材料(包括電報(bào)，下同)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家政策、方針，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
　　二、公文的特點(diǎn)與功能
　　(一)公文的特點(diǎn)
　　1．由法定作者制發(fā)。
　　2．法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用。
　　3．具有規(guī)范的體式。
　　4．履行法定程序。
　　(二)公文的功能
　　公文是能夠逾越時(shí)間與空間的限制，有效傳遞公務(wù)活動(dòng)所需的信息的重要工具，這一功能主要表現(xiàn)在下述方面：
　　1．公文用于傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策和各項(xiàng)指令，在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用，是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)政令統(tǒng)一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。
　　2．公文是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯(lián)系的基本手段。
　　3．公文用于發(fā)布行政法規(guī)與規(guī)章，在國(guó)家行政管理與維護(hù)社會(huì)主義建設(shè)秩序方面發(fā)揮著規(guī)范作用。
　　4．公文是溝通機(jī)關(guān)之間橫向聯(lián)系的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強(qiáng)的精確性、權(quán)威性與憑證性。
　　5．公文具有較強(qiáng)的政策性、理論性，在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮著闡明事理、啟發(fā)覺(jué)悟和提高認(rèn)識(shí)水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。
　　6．公文是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。它印證了公文作者的合法身份，記錄了各項(xiàng)管理活動(dòng)的性質(zhì)、狀態(tài)，因此，具有重要的憑證作用。
　　三、公文的分類(lèi)
　　(一)通用公文與專(zhuān)用公文
　　根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域(即通常所說(shuō)的按公文形成和使用范圍)分成通用公文和專(zhuān)用公文。通用公文是各類(lèi)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等；專(zhuān)用公文是在一定專(zhuān)業(yè)機(jī)關(guān)、部門(mén)和業(yè)務(wù)范圍專(zhuān)門(mén)使用的文件，如外交文件、司法文件、會(huì)議文件、軍事文件等。
　　(二)對(duì)外公開(kāi)文件、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)文件、內(nèi)部使用文件、秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件
　　這是根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的國(guó)家秘密程度劃分的。對(duì)外公開(kāi)文件，內(nèi)容不涉及國(guó)家秘密，可以直接對(duì)國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布；限國(guó)內(nèi)公開(kāi)文件，內(nèi)容雖不涉及國(guó)家秘密，但其內(nèi)容不宜或不必向國(guó)外公布；內(nèi)部使用文件，內(nèi)容不涉及國(guó)家秘密，但不宜對(duì)社會(huì)公開(kāi)，只有在本系統(tǒng)或本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用；秘密文件，其內(nèi)容含有一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家安全、利益遭受損害；機(jī)密文件，是指含有重要的國(guó)家秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害；絕密文件，是指內(nèi)容含有最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全、利益遭受特別嚴(yán)重的損害。
　　(三)上行文、平行文、下行文
　　這是公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)行文方向而劃分的，上行文，指向有隸屬關(guān)系的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文；平行文，是指向同一組織系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)或非同一組織系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)發(fā)送的公文；下行文，向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。
　　(四)規(guī)范性文件、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件、公布性文件、陳述呈請(qǐng)性文件、商洽性文件、證明性文件
　　這是根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)所劃分的。規(guī)范性文件指強(qiáng)制性推行的，用以規(guī)定行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)規(guī)章，指導(dǎo)、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件；公布性文件是指直接向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布的文件；陳述呈請(qǐng)性文件指用于匯報(bào)工作，陳述情況，提出建議，請(qǐng)求指示或請(qǐng)求批準(zhǔn)的文件；商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項(xiàng)的文件；證明性文件是指對(duì)某組織或個(gè)人的使命、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對(duì)有關(guān)各方面權(quán)力、義務(wù)、責(zé)任作出規(guī)定的文件。
　　(五)平件、急件、特急件
　　這是依據(jù)對(duì)處理時(shí)限的要求劃分的。平件是指沒(méi)有特殊時(shí)間要求，按常規(guī)處理的文件；急件是指因?yàn)閮?nèi)容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件；特急件是指內(nèi)容非常重要并特別緊急，需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。
　　(六)收文、發(fā)文
　　這是機(jī)關(guān)內(nèi)部根據(jù)文件來(lái)源劃分的。收文指本機(jī)關(guān)收到的來(lái)自外部的文件；發(fā)文是指本機(jī)關(guān)制作發(fā)往外部的文件，本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的也稱(chēng)發(fā)文。
　　四、通用公文文種
　　文種，也叫做公文名稱(chēng)，是用來(lái)表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。在公文中正確標(biāo)明文種，不但為公文撰寫(xiě)、處理提供便利，而且有利于維護(hù)公文的權(quán)威性及有效性。
　　我國(guó)行政系統(tǒng)的通用公文文種有：
　　(一)規(guī)范性文件
　　1．條例。用于對(duì)某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府的規(guī)章不得稱(chēng)“條例”。
　　2．規(guī)定。用于對(duì)某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。
　　3．辦法。用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。
　　4．決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排。
　　(二)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
　　1．命令(令)。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。
　　2．指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
　　3．批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
　　4．通知。用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。
　　5．通報(bào)。用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。
　　(三)公布性文件
　　1．公告。用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。
　　2．通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
　　(四)陳述呈請(qǐng)性文件
　　1．議案。用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人代會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
　　2．請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
　　3．報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
　　4．調(diào)查報(bào)告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。
　　(五)商洽性文件
　　函，用于不相隸屬機(jī)關(guān)問(wèn)商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
　　(六)會(huì)議文件
　　會(huì)議紀(jì)要，用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。國(guó)家機(jī)構(gòu)、政黨的重要會(huì)議紀(jì)要，在需要對(duì)外公開(kāi)報(bào)道時(shí)，以“會(huì)議公報(bào)”公布。
　　五、公文的文體
　　文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說(shuō)明、議論三種表達(dá)方式兼用的特殊應(yīng)用文件。

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　　六、公文的結(jié)構(gòu)
　　(一)公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署和主題詞
　　1．標(biāo)題
　　公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。完整的公文標(biāo)題由三部分組成，即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種。標(biāo)題的位置在紅色反線下空兩行，可分一行或多行居中排布，回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。
　　標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)可加書(shū)名號(hào)外。一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
　　2．正文
　　正文位置在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段第一行左空兩字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。
　　3．作者
　　作者是指制發(fā)公文并對(duì)其負(fù)全責(zé)的機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。其作用是表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性，間接表明公文的空間效力范圍(即對(duì)哪一些特定地區(qū)或單位有法定效用)。
　　4．日期
　　日期即公文的生效日期。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以嘬后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
　　成文日期標(biāo)注在正文右下方，右空四字。成文日期必須寫(xiě)公元全稱(chēng)，并用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“0”，如“二00一年十二月三日”。
　　5．印章或簽署
　　印章是公文合法生效的標(biāo)志之一。公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章；當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，以印章中線壓在成文日期上。簽署則是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽注的姓名。
　　6．主題詞
　　公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
　　主題詞是確切表達(dá)公文主題的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)都編制了公文主題詞表，如國(guó)務(wù)院1994年4月修訂的主題詞表共有15類(lèi)1000個(gè)主題詞，撰稿人應(yīng)從主題詞表中選擇主題詞。標(biāo)注的原則是：先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞，最后標(biāo)文種。主題詞的數(shù)量一般不超過(guò)五個(gè)?！爸黝}詞”居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)；詞目之間空一字。
　　(二)公文的其他部分有：文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋和印發(fā)說(shuō)明
　　1．文頭
　　文頭是指用于強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記。一般由作者全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”二字構(gòu)成。通常以不同字體字號(hào)、顏色、全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)等形式表示這些方面的區(qū)別。
　　2．發(fā)文字號(hào)
　　發(fā)文字號(hào)是由作者對(duì)其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。
　　3．簽發(fā)人
　　簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)最后核準(zhǔn)并簽發(fā)文稿的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。在上行文中必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)位置。
　　4．保密等級(jí)
　　保密等級(jí)是公文涉密程度的標(biāo)志。涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。
　　5．緊急程度
　　緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求。
　　6．主送機(jī)關(guān)
　　主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)辦理和答復(fù)公文的受文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱(chēng)、規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)。
　　7．附件及其標(biāo)記
　　附件是附屬于公文正文的其他文字材料，如補(bǔ)充說(shuō)明正史的材料、數(shù)字、圖表等。
　　8．抄送機(jī)關(guān)
　　抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱(chēng)、規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)。
　　9．注釋
　　注釋是指對(duì)正文中有關(guān)名詞術(shù)語(yǔ)及有關(guān)事項(xiàng)的注解、說(shuō)明。
　　10．印發(fā)說(shuō)明
　　印發(fā)說(shuō)明是指對(duì)公文印制發(fā)出情況的介紹。

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　　七、公文的格式
　　(一)保密等級(jí)的標(biāo)注與編排
　　涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，秘密公文分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)；其中“絕密”和“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
　　秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
　　(二)緊急程度的標(biāo)注與編排
　　緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行。如果此份文件還有秘密等級(jí)的要求，則緊急程度在下，秘密等級(jí)在上。
　　(三)文頭的編排
　　在印刷本上，文頭位于公文首頁(yè)上端，約占圖文區(qū)面積的1／3弱，以大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個(gè)作者占一行，主辦單位排列在前。
　　(四)發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注與編排
　　發(fā)文字號(hào)是指發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)其制發(fā)的公：艾編排的順序代碼，以便引用和管理。
　　發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序弓三部分組成，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行居中排布。機(jī)關(guān)代字要選取機(jī)關(guān)名稱(chēng)中最具代表性的字，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“[ ]”括入；序號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)統(tǒng)一編制，不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
　　(五)簽發(fā)人的編排
　　簽發(fā)人指代表本機(jī)關(guān)簽發(fā)公文文稿的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名，上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；“簽發(fā)人”后加冒號(hào)。
　　(六)標(biāo)題的標(biāo)注與編排
　　撰寫(xiě)文稿時(shí)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求正確標(biāo)注標(biāo)題：
　　1．結(jié)構(gòu)要完整
　　公文標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)及文種三部分構(gòu)成。機(jī)關(guān)名稱(chēng)與公文主題間常用“關(guān)于”、“對(duì)”等介詞連接組成一個(gè)介詞結(jié)構(gòu)。
　　2．語(yǔ)意要準(zhǔn)確
　　標(biāo)題的各部分的表達(dá)都應(yīng)準(zhǔn)確貼切；發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)用全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)；文種務(wù)必用統(tǒng)一規(guī)范的稱(chēng)謂；事由應(yīng)概括出內(nèi)容范圍或直接揭示公文主題，所使用的詞語(yǔ)應(yīng)能精確表達(dá)確定的概念，不得出現(xiàn)歧義。
　　3．文字應(yīng)簡(jiǎn)練、醒目
　　標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字。標(biāo)題中盡量不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，結(jié)尾也不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)可加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
　　在印制本上，標(biāo)題位于公文首頁(yè)簽發(fā)人以下，居中排一行或數(shù)行，具體式樣主要有齊肩形、正梯形、倒梯形或除號(hào)形等。分行時(shí)不得將屬同一詞的文字拆開(kāi)分置兩行。字體一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字。公文如為經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)或批準(zhǔn)的，應(yīng)在標(biāo)題下加題注，即在圓括號(hào)中居中排出：“某年某月某日經(jīng)某會(huì)議通過(guò)(或批準(zhǔn))”，字號(hào)應(yīng)小于標(biāo)題。
　　(七)主送機(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排
　　在撰寫(xiě)文稿時(shí)，應(yīng)將對(duì)來(lái)文負(fù)責(zé)辦文的受文機(jī)關(guān)的全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)標(biāo)出，標(biāo)注時(shí)需注意：除了普發(fā)性、周知性的公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個(gè)機(jī)關(guān)為主送機(jī)關(guān)，不能“多頭主送”；除非領(lǐng)導(dǎo)者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)者，更不能同時(shí)直接主送幾位領(lǐng)導(dǎo)者。
　　在印制本上，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下，從左至右頂格排列機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，回行繼續(xù)頂格，結(jié)尾用冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)不是一個(gè)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別的輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間用頓號(hào)、逗號(hào)或分號(hào)分隔，用3號(hào)或4號(hào)仿宋體字印刷。
　　(八)正文的編排
　　在印制本上，正文位于主送機(jī)關(guān)以下，在其之下第1行開(kāi)始標(biāo)注，每段起首空兩格，回行頂格，數(shù)字、年份不能拆開(kāi)回行，常用3號(hào)或4號(hào)仿宋體印刷。
　　(九)附件標(biāo)記的標(biāo)注與編排
　　撰擬文稿時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)注附件標(biāo)記，注明其標(biāo)題、件數(shù)和份教。
　　印制本上，附件標(biāo)記必須位于正文以下日期之上，在正文下空一行左空兩字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)，然后排出附件序號(hào)(只一件時(shí)不排)、標(biāo)題和份數(shù)。每件一般占一行，字體字號(hào)與正文同。
　　(十)印章或簽署的編排
　　簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導(dǎo)者占一行，先排出機(jī)關(guān)名稱(chēng)、簽署者職務(wù)，后空兩格后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名。
　　印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，并將印章加蓋在機(jī)關(guān)名稱(chēng)上，應(yīng)該上不壓正文，下壓日期。
　　(十一)發(fā)文機(jī)關(guān)與日期的標(biāo)注與編排
　　撰擬文稿時(shí)，應(yīng)如實(shí)在相應(yīng)欄目?jī)?nèi)標(biāo)注完稿時(shí)間、審核時(shí)問(wèn)、簽發(fā)時(shí)間、會(huì)議通過(guò)或準(zhǔn)時(shí)間等，并標(biāo)明完整確切的年月日。
　　在印制本上，發(fā)文機(jī)關(guān)位于正文右下方，排印其全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)，一個(gè)單位一般占一行，字體字號(hào)同正文。
　　在印制本上，日期位于正文右下方，年月日的第一個(gè)數(shù)字不宜超越款頭一個(gè)字。字體字號(hào)與正文同。
　　(十二)注釋的編排
　　除個(gè)別簡(jiǎn)短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說(shuō)明的對(duì)象后用圓括號(hào)標(biāo)出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁(yè)日期的下方。每項(xiàng)為一個(gè)自然段，如有兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上時(shí)，注意使正文中的序號(hào)和釋文前的序號(hào)保持一致。注釋常用小于正文的4號(hào)或小4號(hào)仿宋體字印刷。
　　(十三)主題詞的標(biāo)注與編排
　　在印制本上，主題詞位于末頁(yè)注釋之下，通常排一行，起首頂格標(biāo)“主題詞：”字樣，然后排印主題
　　詞，詞間空一格，常用與正文字號(hào)相同的黑體字印刷。
　　(十四)抄送機(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排
　　撰寫(xiě)文稿時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要標(biāo)注出除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉文本內(nèi)容責(zé)任的機(jī)關(guān)(即抄送機(jī)關(guān))名稱(chēng)，標(biāo)注時(shí)要注意：應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定正確確認(rèn)抄送機(jī)關(guān)的范圍，既不漏發(fā)漏送，也不隨意擴(kuò)大范圍濫抄濫送；應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確地標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)。
　　在印制本上，抄送機(jī)關(guān)位于主題詞以下，其上下各印一條隔離線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后按先上級(jí)后下級(jí)，再不相隸屬機(jī)關(guān)的次序依次排印抄送機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，其間用頓號(hào)、逗號(hào)或分號(hào)等分隔。常用與正文字體字號(hào)相同或小一號(hào)的文字印刷。
　　(十五)印發(fā)說(shuō)明的編排
　　在印制本上，印發(fā)說(shuō)明位于抄送欄以下公文末頁(yè)最下端，在圖文區(qū)與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長(zhǎng)并平行的細(xì)實(shí)線，形成“印發(fā)說(shuō)明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機(jī)關(guān)字體字號(hào)相同的文字印刷。

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　　八、公文的稿本
　　公文的稿本是指公文的文稿、文本。在公文形成的過(guò)程中，產(chǎn)生了草稿、定稿、正本、試行本、暫行本、副本、修訂本、不同文字本多種文稿的文本形式，這些不同的形式在內(nèi)容和外觀形式上有很大的差別，尤其是在效用上差別更大。
　　(一)草稿
　　草稿是公文的原始文稿，是供討論、修改和審批用的底本，內(nèi)容沒(méi)有正式確定，也不具備正式公文的效力。一般公文只有一次草稿，但重要公文則需要幾次草稿。
　　(二)定稿
　　定稿是經(jīng)過(guò)審閱修改。由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)正式審核簽發(fā)或會(huì)議正式通過(guò)的正式公文的原型，即最后完成稿。它是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。其內(nèi)容已經(jīng)確定，且已履行了法定生效程序，所以已具備正式公文的效用，除非有法定責(zé)任者的認(rèn)可，不能再任意刪改。
　　(三)正本
　　正本是根據(jù)定稿，按照標(biāo)準(zhǔn)格式抄寫(xiě)或制作的正式公文，具有法定效力，是執(zhí)行或處理工作的依據(jù)。
　　(四)試行本
　　試行本是法規(guī)性公文正本的一種特殊形式，只在規(guī)定的試驗(yàn)推行期間內(nèi)具有正式公文的法定效用，所以是一種試驗(yàn)推行本。一般在發(fā)文機(jī)關(guān)隊(duì)為公文的內(nèi)容經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐檢驗(yàn)后可能需要修訂的情況下，才適用試行本。
　　(五)暫行本
　　暫行本和試行本一樣。也是法規(guī)性公文的-一種特殊形式，因其只在規(guī)定的暫行期間具有正式公文的法定效用，所以是暫時(shí)推行本。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為，所發(fā)出的公文由于時(shí)間比較緊迫有關(guān)內(nèi)容可能存。在不夠周詳?shù)牡胤?，在不久之后就可能進(jìn)行修訂的情況下，使用暫時(shí)推行本。
　　(六)副本
　　副本是根據(jù)正本，再現(xiàn)其全部?jī)?nèi)容和格式的文本。如果只是正本的部分內(nèi)容，則稱(chēng)為摘錄副本或節(jié)錄副本。副本一般和正本同時(shí)印刷，即復(fù)份本。有時(shí)是根據(jù)正本另行復(fù)制的，如抄本、復(fù)印本等。
　　(13)修訂本
　　修訂本是法規(guī)性公文的另外一種特殊形式。已經(jīng)發(fā)布生效的公文經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐檢驗(yàn)后，可能會(huì)出現(xiàn)一些不周詳?shù)牡胤?，尤其是試行本和暫行本，這就需要對(duì)其進(jìn)行重新修訂，然后再發(fā)布，重新修訂后的文本即是修訂本。修訂本一生效，原來(lái)的文本就要作廢。
　　(八)不同文字稿本
　　在公文形成的過(guò)程中，有時(shí)會(huì)需要用兩種或兩種以上的文字撰寫(xiě)和制作公文，這樣就形成了不同文字的稿本。

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