第二節(jié)　商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)

一、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的概述

(一)系統(tǒng)和系統(tǒng)思想與系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

1.系統(tǒng)

一般的定義是：系統(tǒng)是由若干個具有獨(dú)立功能的單元組成的，這些單元之間相互聯(lián)系、相互制約，共同完成系統(tǒng)的總目標(biāo)。

2.系統(tǒng)思想

所謂系統(tǒng)思想，就是從系統(tǒng)的整體出發(fā)去研究系統(tǒng)中各單元及單元之間關(guān)系的思想，是研究系統(tǒng)、開發(fā)建設(shè)系統(tǒng)的基本指導(dǎo)思想。

3.系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

(1)功能性

每個系統(tǒng)都是要完成一種特定的功能，因?yàn)橄到y(tǒng)是由各個子單元組成，因此，這一功能又是由子系統(tǒng)分解完成，最終由系統(tǒng)共同完成。

(2)整體性

系統(tǒng)是一個有機(jī)的整體，各個單元的功能通過互相協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)整體功能最優(yōu)化。另外，系統(tǒng)的整體性也體現(xiàn)在，任何一個系統(tǒng)都具有一定的系統(tǒng)邊界，只有在系統(tǒng)邊界范圍內(nèi)才能討論系統(tǒng)功能。

(3)層次性

每個系統(tǒng)都是由若干個獨(dú)立單元組成的，這些獨(dú)立單元被稱為子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)又可以被劃分為若干個下屬子系統(tǒng)，如此不斷地由上至下逐層分解系統(tǒng)，使每個子系統(tǒng)的分目標(biāo)服從于系統(tǒng)整體目標(biāo)。子系統(tǒng)之間的聯(lián)系稱作“接口”。

(4)相對穩(wěn)定性

系統(tǒng)一旦形成，那么它就會保持穩(wěn)定的狀態(tài)，按照一定的生命周期在運(yùn)動，但是這種穩(wěn)定性是發(fā)展運(yùn)動中的穩(wěn)定性，是相對的。

(二)管理信息系統(tǒng)的概念

1.管理信息系統(tǒng)的定義

管理信息系統(tǒng)(management information system，MIS)，是一個由人和計算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息收集、傳遞、存儲、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的核心是由計算機(jī)的軟件開發(fā)者與應(yīng)用該系統(tǒng)的用戶共同開發(fā)的管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過信息管理，對企業(yè)運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，并為企業(yè)管理提供依據(jù);利用信息管理，控制企業(yè)行為，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo);利用歷史數(shù)據(jù)預(yù)測未來，從全局出發(fā)輔助企業(yè)決策。

2.管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

(三)商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的概念和基本特征

1.定義

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)是指商品流通企業(yè)在經(jīng)營過程中采用計算機(jī)、收款機(jī)、條形碼、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段對商業(yè)信息進(jìn)行收集、傳遞、存儲、加工維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它的核心是具有商業(yè)信息管理功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

2.基本特征

從定義中，我們可以發(fā)現(xiàn)商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)具有以下特征：

(1)人機(jī)系統(tǒng)

說到底，計算機(jī)只是工具，需要人的參與和控制。在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，商品流通企業(yè)的員工是此系統(tǒng)的主導(dǎo)者，只有做到人機(jī)協(xié)調(diào)才能發(fā)揮此系統(tǒng)的效能。

(2)綜合系統(tǒng)

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)具有多學(xué)科的特點(diǎn)，不僅涉及計算機(jī)領(lǐng)域，還包括系統(tǒng)科學(xué)、信息科學(xué)等多種學(xué)科。

(3)動態(tài)系統(tǒng)

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)從開發(fā)到應(yīng)用，不是一勞永逸的，而是始終處于動態(tài)之中，必須不斷的根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化，動態(tài)的進(jìn)行調(diào)整。

(四)基本組成與結(jié)構(gòu)

1.商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基本組成

(1)人

包括顧客、員工、系統(tǒng)設(shè)計人員、各個層次的管理者和決策者等等。

應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是，該系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用主體都是商品流通企業(yè)，而具體的使用者是員工。因此，員工的素質(zhì)是系統(tǒng)能否發(fā)揮正常功能的決定因素。

(2)硬件系統(tǒng)

包括計算機(jī)、收款機(jī)、條形碼讀取設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、辦公自動化設(shè)備等硬件設(shè)備。主要是進(jìn)行信息的輸入、存儲、計算加工、通訊傳輸、輸出。

(3)軟件系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)是核心。

2.商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的主體是企業(yè)員工，系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件系統(tǒng)是專為管理商業(yè)信息而開發(fā)的應(yīng)用程序。

(五)信息管理結(jié)構(gòu)

我們可以看到該圖利用兩維結(jié)構(gòu)：縱向結(jié)構(gòu)(管理層次所對應(yīng)的信息層次)和橫向結(jié)構(gòu)(職能分化)將信息管理分為3層：基層管理、中層管理和高層管理。

其中，基層管理負(fù)責(zé)管理操作層產(chǎn)生的信息，具有執(zhí)行、控制職能

中層管理負(fù)責(zé)管理管理層產(chǎn)生的信息，具有計劃、控制、管理職能。

高層管理負(fù)責(zé)管理決策層信息，負(fù)責(zé)制定企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。

二、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的功能

(一)數(shù)據(jù)處理功能

1.數(shù)據(jù)收集

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

3.數(shù)據(jù)輸入

4.數(shù)據(jù)處理

5.數(shù)據(jù)輸出

(二)管理功能

輔助管理人員做好管理工作的功能。主要包括：

1.統(tǒng)計功能

生成各種報表，比如年銷售額、年增長率等等。

2.計劃功能

通過設(shè)定一定的約束條件，系統(tǒng)會根據(jù)已有信息給企業(yè)提供工作計劃，比如銷售計劃、采購計劃、物流計劃、財務(wù)計劃等。這些計劃產(chǎn)生后，計劃執(zhí)行人員要先確認(rèn)計劃的合理性，在計劃執(zhí)行過程中遵守三點(diǎn)工作原則：一是嚴(yán)格執(zhí)行計劃;二是計劃修改要慎重;三是修改計劃信息要回饋于系統(tǒng)。

3.控制功能

根據(jù)計劃、數(shù)據(jù)，對具體執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和校正等，比較執(zhí)行與計劃的差異，分析差異及產(chǎn)生差異的原因，幫助管理人員及時加以控制，并將控制信息回饋于系統(tǒng)。

4.預(yù)測功能

根據(jù)已知數(shù)據(jù)和條件，應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法，進(jìn)行預(yù)測。

(三)輔助決策功能

輔助決策功能也屬于管理功能的范圍，但是由于在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，輔助決策功能主要是由“輔助決策子系統(tǒng)”完成的，所以功能相對比較獨(dú)立。

三、子系統(tǒng)

(一)銷售點(diǎn)實(shí)時管理系統(tǒng)

POS，Point of Sales，POS系統(tǒng)即銷售時點(diǎn)信息系統(tǒng)，是指通過自動讀取設(shè)備(如收銀機(jī))在銷售商品時直接讀取商品銷售信息(如商品名、單價、銷售數(shù)量、銷售時間、銷售店鋪、購買顧客等)，并通過通訊網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)系統(tǒng)傳送至有關(guān)部門進(jìn)行分析加工以提高經(jīng)營效率的系統(tǒng)。POS系統(tǒng)最早應(yīng)用于零售業(yè)，以后逐漸擴(kuò)展至其他如金融、旅館等服務(wù)行業(yè)，利用POS系統(tǒng)的范圍也從企業(yè)內(nèi)部擴(kuò)展到整個供應(yīng)鏈。

(二)電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)(EDI)

(三)電子定貨系統(tǒng)

電子訂貨系統(tǒng)( Electronic ordering system, 縮寫 EOS )，是指通過對企業(yè)庫存、顧客需求調(diào)查、市場分析、企業(yè)內(nèi)的銷售統(tǒng)計等多種因素進(jìn)行分析后，制定訂貨策略和具體訂貨計劃，并將批發(fā)、零售商場所發(fā)生的訂貨數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)，即通過計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接的方式將資料傳送至總公司、批發(fā)商、商品供貨商或制造商處。

EOS在國際上使用非常廣泛，并且越來越受到商業(yè)界的青睞。

優(yōu)勢在于：一是擴(kuò)大采購資源;二是降低采購成本;三是與相關(guān)的貿(mào)易伙伴保持良好的信息溝通;四是控制合理庫存;五是把握最佳進(jìn)貨時機(jī)。

(四)網(wǎng)絡(luò)加值系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)加值系統(tǒng)，Value Network，VAN，簡單理解就是將批發(fā)商、零售商、制造商相關(guān)的商業(yè)信息，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互相交換、共享的信息管理系統(tǒng)。它的優(yōu)勢在于把相關(guān)參與者(除了批發(fā)商、零售商、制造商，還有銷售對象、金融機(jī)構(gòu)、物流商等)的信息加以收集、存儲、加工，使之成為統(tǒng)一的信息資源，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，供參與者進(jìn)行信息交流。

(五)決策支持系統(tǒng)

DSS，Decision Support System，顧名思義，就是為企業(yè)決策提供支撐的計算機(jī)系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)和信息技術(shù)為手段，為決策者提供決策所需要的數(shù)據(jù)、方法、信息和背景資料，幫助決策者明確目標(biāo)，建立和修改模型，提供備選方案。

但是，要注意最終決策還是要決策者制定，決策支持系統(tǒng)只是起到輔助作用。

商品流通企業(yè)的決策支持系統(tǒng)是指在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，配合以歷史資料數(shù)據(jù)庫(也稱數(shù)據(jù)庫)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)模型(也成模型庫)、專家知識庫(也稱方法庫)等系統(tǒng)儲備，由企業(yè)管理決策者綜合各種信息資源，在決策支持系統(tǒng)的幫助下，制定企業(yè)決策的系統(tǒng)。

(六)其他子系統(tǒng)

四、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

(一)開發(fā)原則

1.務(wù)實(shí)原則

系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)要切實(shí)可行，要劃分系統(tǒng)邊界。系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)什么功能，做到什么程度。

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