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調查工作相關的背景信息

在確定了工作分析的實施目的之后,可以通過調查企業(yè)內部資料和外部資料來掌握與工作相關的背景信息,為工作相關信息的收集、分析整理以及結果的形成奠定基礎。

(一)企業(yè)內部信息

通過調查企業(yè)內部資料,可以獲得與工作相關的背景信息。這些內部資料包括:企業(yè)的戰(zhàn)略、企業(yè)文化、各項制度和政策、組織機構圖、作業(yè)流程說明、ISO質量文件、各部門職能職責分工、職位配置圖、職位辦事細則、勞動合同以及原有的對部門/職位的職責界定等等。
有效地利用這些背景資料,不僅有利于工作分析人員對企業(yè)現(xiàn)狀進行較為快速、全面的了解,還可以在很大程度上降低工作信息收集的難度和工作量。在上述企業(yè)內部資料中,組織機構圖、工作流程圖、職位配置圖以及企業(yè)原有的對部門/職位的職責界定等一些文件資料非常有助于工作分析人員對工作背景信息的掌握。下面具體介紹這些資料的內容及作用。

1.組織結構圖

組織結構圖可以幫助工作分析人員清晰、直觀地了解現(xiàn)階段企業(yè)內的部門及職位設置情況,從而對具體部門/職位在企業(yè)內部的位置以及部門/職位之間的相互關系有更透徹的理解。

2.工作流程圖

工作流程圖可以提供比組織結構圖更詳細的工作信息,有助于工作分析人員明確在現(xiàn)有條件下企業(yè)中的工作輸人與輸出關系,對流程優(yōu)化和調整非常重要。

3.職位配置圖

職位配置圖能夠清晰地反映企業(yè)中現(xiàn)有工作的人員配置情況,有助于工作分析人員更好地對諸如一人多崗和一崗多人等問題進行判斷和處理。

4.企業(yè)原有的對部門/職位的職責界定

企業(yè)原有的對部門/職位的工作職責界定,是理解現(xiàn)有工作任務和工作職責的向導。但是應該注意要謹慎地、批判性地接受這些信息,因為其可能不能夠全面或準確地反映職位的現(xiàn)實狀況。

(二)企業(yè)外部信息

單純局限于企業(yè)內部信息是無法對企業(yè)進行合理、有效的工作分析的,因此在工作分析時還要盡量收集相關外部信息,這樣才能對工作有更深入的理解。

1.行業(yè)內或專業(yè)領域內的相關政策規(guī)定

包括:國家的法律法規(guī)、行業(yè)內的政策、職業(yè)資格準人制度。

2.其他企業(yè)相似工作信息

通過同行業(yè)單位網(wǎng)站、有關招聘的門戶網(wǎng)站等途徑搜集其他企業(yè)相似職業(yè)的職位說明書等信息。

3.國內外職業(yè)分類標準

(1)《中華人民共和國職業(yè)分類大典》；

(2)國際勞工局制定的《國際標準職業(yè)分類》；

(3)其他國家的職業(yè)名稱辭典。如美國《職位名稱辭典》(DOT),《加拿大職業(yè)分類辭典》等。

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