第十一章　信息管理

第一節(jié)　商品流通企業(yè)信息管理概述

一、商業(yè)信息的概念

(一)信息與數(shù)據(jù)

1.信息與數(shù)據(jù)的定義。信息(Information)和數(shù)據(jù)(Data)是信息系統(tǒng)的處理對象。

(1)信息。從廣義上講，信息就是人們對客觀事物及其變化規(guī)律的認(rèn)識。這些認(rèn)識被某種載體記錄，進(jìn)而加工、利用和傳播。

在信息系統(tǒng)中，信息的定義：加工處理后的數(shù)據(jù)。它對接受者的行為產(chǎn)生影響，對接受者的決策具有價值。這是從信息系統(tǒng)的角度對信息的狹義定義。

從信息廣義和狹義的定義中，我們可以歸納出三個方面的含義：a.信息具有知識特征;b.信息具有數(shù)據(jù)特征;c.信息具有價值特征。

(2)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)是記錄信息的載體。數(shù)據(jù)常見的表現(xiàn)形式是語言、文字、數(shù)值、文件、圖表、圖片、視頻等。18℃。100元。

在信息管理中，由于數(shù)據(jù)庫技術(shù)的廣泛使用，因此，信息常以數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)表的形式記錄。

2.信息與數(shù)據(jù)的關(guān)系

(1)數(shù)據(jù)是信息的載體。信息是客觀事物的內(nèi)在本質(zhì)，是對數(shù)據(jù)的解釋，信息需轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)后才能被加工。18℃。100元。

(2)加工后的數(shù)據(jù)代表更高一級的信息。數(shù)據(jù)可以被加工，加工后的數(shù)據(jù)代表了更高一級的信息。在信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是記錄事物的原材料，信息是經(jīng)過加工后的成品。

在實際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)和信息在用詞上有時候難以嚴(yán)格區(qū)分，但是我們應(yīng)該分清楚他們之間的區(qū)別：數(shù)據(jù)是信息的載體，信息是數(shù)據(jù)的含義，加工后的數(shù)據(jù)代表更高一級的信息。

(二)商業(yè)信息與商業(yè)數(shù)據(jù)

1.商業(yè)信息和商業(yè)數(shù)據(jù)的定義

商業(yè)信息是人們對與商業(yè)活動相關(guān)的事物及其變化規(guī)律的認(rèn)識。商業(yè)數(shù)據(jù)可以以文字、數(shù)值、票據(jù)、憑證、文件、圖標(biāo)、多媒體等多種方式對商業(yè)信息進(jìn)行記錄。

2.商業(yè)信息與商業(yè)數(shù)據(jù)的關(guān)系

商業(yè)信息是事物的本質(zhì)，商業(yè)數(shù)據(jù)是管理商業(yè)信息的媒介。

在使用中，有時并不嚴(yán)格區(qū)分他們。

二、商業(yè)信息的特征

(一)信息與數(shù)據(jù)的一般屬性

1.信息屬性

(1)正確性：真?zhèn)问切畔⒌氖滓獙傩?。假消息具有極大的危害。謠言對股市的影響。

(2)針對性：是指有些信息對有些人是有價值的，對另外一些人則沒有價值。幼兒園提高收費標(biāo)準(zhǔn)。

(3)時效性：信息在有些時間是有效的，過時無效。7月24日北京市的最高氣溫是34℃。

(4)等級性：從信息的產(chǎn)生到應(yīng)用都存在著等級。在同一系統(tǒng)內(nèi)部，不同級別產(chǎn)生的信息等級是不一樣的，不同級別應(yīng)用的信息等級也是不一樣的。

(5)反饋性：信息具有反饋性，利用信息對受控對象施加影響之后，肯定會產(chǎn)生一個結(jié)果，就是作用怎么樣，這個結(jié)果返回到輸入端，可以再次影響受控對象。

(6)共享性：信息在一定條件和一定范圍內(nèi)是可以交流、共享的，這和信息的針對性并不矛盾。例如幼兒園提高收費標(biāo)準(zhǔn)，那么，在有小孩子要上幼兒園的這些人中間，信息可以共享，大家可以溝通交流。

(7)安全性：有些信息是開放的，有些信息需要在一定的范圍內(nèi)保密。

2.數(shù)據(jù)的屬性

(1)適用性：是指選擇合適的記錄方式和記錄介質(zhì)。在最初記錄原始數(shù)據(jù)時，就應(yīng)確定被記錄數(shù)據(jù)的記錄方式，以便進(jìn)一步的加工處理，如數(shù)據(jù)類型、文件格式等問題。

記錄介質(zhì)的選擇也很關(guān)鍵，紙、光碟、硬盤之類等等。

(2)數(shù)據(jù)格式

不同的數(shù)據(jù)類型具有不同的數(shù)據(jù)格式，在記錄時要進(jìn)行區(qū)別。比如，日期/時間、數(shù)值型、貨幣型，對應(yīng)這些數(shù)據(jù)類型都有一個通用的數(shù)據(jù)格式。

(3)安全性

安全性分兩個方面：一是數(shù)據(jù)自身的安全性，對數(shù)據(jù)記錄、存儲的方式和介質(zhì)要有必要的技術(shù)保證，必要時使用多級備份，以防數(shù)據(jù)被意外破壞;二是傳播的安全性，在記錄、保存數(shù)據(jù)時，該保密的一定要保密。對不同等級的數(shù)據(jù)用戶，采取分級授權(quán)的方式劃分應(yīng)用等級。

(4)記錄的頻度和精度

記錄的頻度和精度與數(shù)據(jù)加工處理的實際需要相關(guān)，也與收集數(shù)據(jù)記錄的儀器設(shè)備能力有關(guān)，因為頻度和精度越高，肯定所耗費的成本越高，因此，我們在確定記錄的頻度和精度的時候，權(quán)衡一下兩者，經(jīng)濟(jì)適用即可。

(二)商業(yè)信息與商業(yè)數(shù)據(jù)的特征

1.商業(yè)信息的特征

商業(yè)信息首先具備信息的一般屬性，(正確性、針對性、時效性、等級性、反饋性、共享性和安全性)，同時，它也具備其獨有的特點：

(1)社會性：每一位社會成員都是商業(yè)信息的產(chǎn)生者和接受者。注意，在記錄和傳播商業(yè)信息時，應(yīng)該考慮到接收者對信息的認(rèn)知程度。

(2)連續(xù)性：指商業(yè)信息的產(chǎn)生環(huán)環(huán)相扣，從最低層次到?jīng)Q策信息產(chǎn)生，再到反饋，反饋信息又作用于企業(yè)，這樣循環(huán)往復(fù)，是連續(xù)的。

(3)綜合性：商業(yè)流通企業(yè)的經(jīng)營活動決定了商業(yè)信息必然涉及到需求、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售以及外部環(huán)境等多個方面，越是高層信息，涉及的面越廣，其綜合性越強(qiáng)。

(4)系統(tǒng)性：商業(yè)信息的產(chǎn)生、加工、應(yīng)用直到?jīng)Q策都有其內(nèi)在的規(guī)律和目的，并在相對獨立的體系內(nèi)運動，形成了商業(yè)信息的生存、運動系統(tǒng)。

2.商業(yè)數(shù)據(jù)的特征

同樣，商業(yè)數(shù)據(jù)的特征也具備數(shù)據(jù)的一般特征(適用性、數(shù)據(jù)格式、安全性、記錄的頻度和精度)，也具備其獨有的特點：

(1)準(zhǔn)確性：商業(yè)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確，不然的話，會給企業(yè)經(jīng)營帶來巨大的損失。

(2)及時性：時效性強(qiáng)。

(3)多樣性：這里是說商業(yè)信息的來源、產(chǎn)生方式、加工手段、計量單位不同，使得商業(yè)信息的表現(xiàn)形式多種多樣。

三、商業(yè)信息的分類

分類標(biāo)準(zhǔn)

(一)來源不同的商業(yè)信息

按商業(yè)信息的來源不同，可分為外部信息和內(nèi)部信息。

1.外部信息

包括政策、法律法規(guī)、外部環(huán)境、科技發(fā)展、金融市場、證券市場、市場調(diào)查等企業(yè)外部信息。

2.內(nèi)部信息

包括顧客需求、進(jìn)銷存、財務(wù)、員工管理、合作伙伴、經(jīng)營決策等企業(yè)內(nèi)部信息。

(二)管理層次不同的商業(yè)信息

1.操作層信息：也稱作業(yè)層信息，商品流通企業(yè)的基層產(chǎn)生的信息。如柜臺班組、采購組、庫存組等等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這些非?；A(chǔ)的數(shù)據(jù)，加工后的數(shù)據(jù)代表更高一級的信息，主要有兩個流向：一是反饋于受控體，即作業(yè)層本身，成為操作層新的信息來源;二是往前走，進(jìn)入下一個信息處理環(huán)節(jié)，即管理層，成為管理層信息處理的依據(jù)。

2.管理層信息：也稱控制層信息。企業(yè)中各職能部門對下層信息進(jìn)行采集，采集后的信息成為管理層數(shù)據(jù)，管理層數(shù)據(jù)在企業(yè)管理中應(yīng)發(fā)揮積極的管理作用。同樣，這一層次的信息業(yè)主要有兩種流向：一是反饋于受控體，即作業(yè)層和管理層自身，但反饋到作業(yè)層的信息，其作用要比作業(yè)層自身反饋的作用大;二是往前走，進(jìn)入下一個信息處理環(huán)節(jié)，即決策層，成為決策層信息處理的依據(jù)。

3.決策層信息：是指對操作層信息、管理層信息及其他相關(guān)信息所產(chǎn)生的綜合信息進(jìn)行采集，采集后的信息成為決策層數(shù)據(jù)，企業(yè)決策層根據(jù)決策層數(shù)據(jù)，制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的決策層信息。決策層信息的主要流向是受控體，即企業(yè)本身，包括了作業(yè)層、管理層和決策層。這一層信息對受控體的作用巨大，應(yīng)慎重產(chǎn)生。

(三)業(yè)務(wù)功能不同的商業(yè)信息

1.顧客需求信息

2.銷售信息

3.儲運信息

4.采購信息

5.財務(wù)稅務(wù)信息

6.合同信息

7.結(jié)算信息

8.行政管理信息

(四)管理范圍不同的商業(yè)信息

1.業(yè)務(wù)信息：主要指日常業(yè)務(wù)信息，包括采購、銷售、儲運、盤點信息等。

2.員工管理信息：兩類：一類是商品流通企業(yè)制定的崗位職責(zé)信息;另一類是員工的業(yè)績、考核信息。

3.企業(yè)效益信息：包括經(jīng)營成本和營業(yè)收入等。其中，經(jīng)營成本包括進(jìn)貨成本、人工成本、儲運成本、銷售成本、水電、場地租金、設(shè)備折舊等。

4.行政辦公信息：是指企業(yè)的行政管理機(jī)構(gòu)為管理、協(xié)調(diào)、運作企業(yè)而產(chǎn)生的相關(guān)信息。一般以公文的形式表現(xiàn)，作用較大。

5.企業(yè)決策信息：是指與企業(yè)決策相關(guān)的信息。

四、商品流通企業(yè)的信息管理

商品流通企業(yè)信息管理的主體是商品流通企業(yè)。

(一)商品流通企業(yè)信息管理的目的

大家都稱現(xiàn)在的時代為“信息時代”，企業(yè)現(xiàn)在不再是大魚吃小魚，而是快魚吃慢魚。那么，信息獲取和處理的速度在其中起到了非常關(guān)鍵的作用。

商品流通企業(yè)信息管理的目的就是提高企業(yè)效益和競爭力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，具體又表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.加強(qiáng)日常管理

2.提高管理效率和管理水平

3.協(xié)調(diào)各部門之間的協(xié)作關(guān)系

4.加速資金周轉(zhuǎn)

5.提高人員素質(zhì)

6.支持正確決策

在實現(xiàn)企業(yè)信息管理目的的同時，也要注意進(jìn)行信息管理的成本與企業(yè)效益之間的平衡，因為信息管理屬于所謂的“軟”管理，其成效需要一段時間才能顯現(xiàn)。因此，信息管理要與企業(yè)的實際相適應(yīng)，在企業(yè)管理的過程中融入信息管理。

(二)商品流通企業(yè)信息管理的內(nèi)容

商品流通企業(yè)信息管理的內(nèi)容與一般信息管理的內(nèi)容基本上是一致的，但在具體操作中又有其行業(yè)特點，具體

（責(zé)任編輯：中大編輯）

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