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會計賬簿

一、會計賬簿的意義和種類

(一)會計賬簿的意義

填制與審核會計憑證，可以將每天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行如實(shí)、正確的記錄，明確其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。但會計憑證數(shù)量繁多、信息分散，缺乏系統(tǒng)性，不便于會計信息的整理與報告。為了全面、系統(tǒng)、連續(xù)地核算和監(jiān)督單位的經(jīng)濟(jì)活動及其財務(wù)收支情況，應(yīng)設(shè)置會計賬簿。會計賬簿(簡稱賬簿)是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。設(shè)置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎(chǔ)，是連接會計憑證與會計報表的中間環(huán)節(jié)，在會計核算中具有重要意義。

1.通過賬簿的設(shè)置和登記，記載、儲存會計信息。將會計憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一一記入有關(guān)賬簿，可以全面反映會計主體在一定時期內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)資金運(yùn)動，儲存所需要的各項(xiàng)會計信息。

2.通過賬簿的設(shè)置和登記，分類、匯總會計信息。賬簿由不同的相互關(guān)聯(lián)的賬戶所構(gòu)成。通過賬簿記錄，一方面可以分門別類地反映各項(xiàng)會計信息，提供一定期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動的詳細(xì)情況;另一方面可以通過發(fā)生額、余額計算，提供各方面所需要的總括會計信息，反映財務(wù)狀況及經(jīng)營成果的綜合價值指標(biāo)。

3.通過賬簿的設(shè)置和登記，檢查、校正會計信息。賬簿記錄是會計憑證信息的進(jìn)一步整理。如在永續(xù)盤存制下，通過有關(guān)盤存賬戶余額與實(shí)際盤點(diǎn)或核查結(jié)果的核對，可以確認(rèn)財產(chǎn)的盤盈或盤虧，并根據(jù)實(shí)際結(jié)存數(shù)額調(diào)整賬簿記錄，做到賬實(shí)相符，提供如實(shí)、可靠的會計信息。

4.通過賬簿的設(shè)置和登記，編報、輸出會計信息。為了反映一定日期的財務(wù)狀況及一定時期的經(jīng)營成果，應(yīng)定期進(jìn)行結(jié)賬工作，進(jìn)行有關(guān)賬簿之間的核對，計算出本期發(fā)生額和余額，據(jù)以編制會計報表，向有關(guān)各方提供所需要的會計信息。

需指出的是，賬簿與賬戶有著十分密切的聯(lián)系。賬戶是根據(jù)會計科目開設(shè)的，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在;然而，賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實(shí)內(nèi)容。賬簿序時、分類地記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是在個別賬戶中完成的。因此，也可以說，賬簿是由若干賬頁組成的一個整體，而開設(shè)于賬頁上的賬戶則是這個整體中的個別部分，所以，賬簿與賬戶的關(guān)系是形式和內(nèi)容的關(guān)系。

(二)賬簿的種類

賬簿可以按其用途、賬頁格式和外型特征等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。

1.按用途分類

賬簿按其用途的不同，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三類。

(1)序時賬簿。序時賬簿又稱日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。序時賬簿可以用來核算和監(jiān)督某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況。用來記錄全部業(yè)務(wù)的日記賬稱為普通日記賬;用來記錄某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日記賬稱為特種日記賬，如記錄現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)及其結(jié)存情況的現(xiàn)金日記賬，記錄銀行存款收付業(yè)務(wù)及其結(jié)存情況的銀行存款日記賬，以及專門記錄轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬日記賬。在我國，大多數(shù)企業(yè)一般只設(shè)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，而不設(shè)置轉(zhuǎn)賬日記賬和普通日記賬。

(2)分類賬簿。分類賬簿是對全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)按照會計要素的具體類別而設(shè)置的分類賬戶進(jìn)行登記的賬簿。按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的是明細(xì)分類賬簿，簡稱明細(xì)賬?？偡诸愘~提供總括的會計信息，明細(xì)分類賬提供詳細(xì)的會計信息，兩者相輔相成，互為補(bǔ)充。

分類賬簿可以分別反映和監(jiān)督各項(xiàng)資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤的增減變動情況及其結(jié)果。分類賬簿提供的核算信息是編制會計報表的主要依據(jù)。

分類賬簿和序時賬簿的作用不同。序時賬簿能提供連續(xù)系統(tǒng)的信息，反映企業(yè)資金運(yùn)動的全貌;分類賬簿則是按照經(jīng)營與決策的需要而設(shè)置的賬戶，歸集并匯總各類信息，反映資金運(yùn)動的各種狀態(tài)、形式及其構(gòu)成。在賬簿組織中，分類賬簿占有特別重要的地位。因?yàn)橹挥型ㄟ^分類賬簿，才能把數(shù)據(jù)按賬戶形成不同信息，滿足編制會計報表的需要。

小型經(jīng)濟(jì)單位，業(yè)務(wù)簡單，總分類賬戶不多，為簡化工作，可以把序時賬簿與分類賬簿結(jié)合起來，設(shè)置聯(lián)合賬簿。

(3)備查賬簿。備查賬簿(或稱輔助登記簿)，簡稱備查簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記時使用的賬簿。例如，租入固定資產(chǎn)備查簿，是用來登記那些以經(jīng)營租賃方式租入、不屬于本企業(yè)財產(chǎn)、不能記入本企業(yè)固定資產(chǎn)賬戶的機(jī)器設(shè)備;應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)備查簿是用來登記本企業(yè)已經(jīng)貼現(xiàn)的應(yīng)收票據(jù)，由于尚存在著票據(jù)付款人到期不能支付票據(jù)款項(xiàng)而使本企業(yè)產(chǎn)生連帶責(zé)任的可能性(即負(fù)有支付票據(jù)款項(xiàng)的連帶義務(wù))，而這些應(yīng)收票據(jù)已不能在企業(yè)的序時賬簿或分類賬簿中反映，所以要備查登記。

備查賬簿與序時賬簿和分類賬簿相比，存在兩點(diǎn)不同之處：一是登記依據(jù)可能不需要記賬憑證，甚至不需要一般意義上的原始憑證;二是賬簿的格式和登記方法不同，備查賬簿的主要欄目不記錄金額，它更注重用文字來表述某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。例如，租入固定資產(chǎn)登記簿，它登記的依據(jù)主要就是租賃合同與企業(yè)內(nèi)部使用單位收到設(shè)備的證明。這兩者在企業(yè)一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算中，不能充當(dāng)正式原始憑證，只能作為原始憑證的附件(如作為支付租金的依據(jù))。登記租入固定資產(chǎn)備查簿，也不需要編制記賬憑證，該備查簿記錄的內(nèi)容主要有：出租單位、設(shè)備名稱、規(guī)格、編號、設(shè)備原值、凈值、租用時間、月份或年度租金數(shù)額、租金支付方式、租用期間修理或改造的有關(guān)規(guī)定及損壞賠償規(guī)定、期滿退租方式及退租時間等。

2.按賬頁格式分類

按賬頁格式不同，賬簿可分為兩欄式、三欄式、多欄式和數(shù)量金額式四種。

(1)兩欄式賬簿，即只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬和轉(zhuǎn)賬日記賬一般采用兩欄式。

(2)三欄式賬簿，是設(shè)置借方、貸方和余額三個基本欄目的賬簿。各種日記賬、總分類賬以及資本、債權(quán)、債務(wù)明細(xì)賬都可以采用三欄式賬簿。三欄式賬簿又分為設(shè)對方科目和不設(shè)對方科目兩種。區(qū)別是在摘要欄和借方科目欄之間是否有一欄“對方科目”。有“對方科目”欄的，稱為設(shè)對方科目的三式欄賬簿;不設(shè)“對方科目”欄的，稱為不設(shè)對方科目的三式欄賬簿，也稱為一般三欄式賬簿。

(3)多欄式賬簿，是在賬簿的兩個基本欄目借方和貸方按需要分設(shè)若干專欄的賬簿。如多欄式日記賬、多欄式明細(xì)賬。但是，專欄設(shè)置在借方、還是設(shè)在貸方，或是兩方同時設(shè)專欄，設(shè)多少欄，則根據(jù)需要確定。收入、費(fèi)用明細(xì)賬一般采用這種格式的賬簿。

(4)數(shù)量金額式賬簿，這種賬簿的借方、貸方和余額三個欄目內(nèi)，都設(shè)數(shù)量、單價、金額三小欄，借以反映財產(chǎn)物資的實(shí)物數(shù)量和價值量。如原材料、庫存商品、產(chǎn)成品等明細(xì)賬一般都采用數(shù)量金額式賬簿。

3.按外形特征分類

賬簿按其外形特征分類的不同，可分為訂本賬、活頁賬和卡片賬三種。

(1)訂本賬。訂本賬是啟用之前就已將帳頁裝訂在一起，并對帳頁進(jìn)行了連續(xù)編號的賬簿。訂本賬的優(yōu)點(diǎn)是能夠避免帳頁散失和防止抽換帳頁;其缺點(diǎn)是不能準(zhǔn)確地為各賬戶預(yù)留帳頁，預(yù)留太多，造成浪費(fèi)，預(yù)留太少，影響連續(xù)登記。這種賬簿一般適用于總分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。

(2)活頁賬。活頁賬是在賬簿登記完畢之前并不固定裝訂在一起，而是裝在活頁賬夾中。當(dāng)賬簿登記完畢之后(通常是一個會計年度結(jié)束之后)，才將賬頁予以裝訂，加具封面，并給各賬頁連續(xù)編號。這類賬簿的優(yōu)點(diǎn)是記賬時可根據(jù)實(shí)際需要，隨時將空白賬頁裝入賬簿，或抽去不需用的賬頁，也便于分工記賬;其缺點(diǎn)是如果管理不善，可能會造成賬頁散失或故意抽換賬頁。各種明細(xì)分類賬一般采用活頁賬形式。

(3)卡片賬?？ㄆ~是將賬戶所需格式印刷在硬卡上。嚴(yán)格說，卡片賬也是一種活頁賬，只不過它不是裝在活頁賬夾中，而是裝在卡片箱內(nèi)。在我國，企業(yè)一般只對固定資產(chǎn)的核算采用卡片賬形式。因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)在長期使用中其實(shí)物形態(tài)不變，又可能經(jīng)常轉(zhuǎn)移使用部門，設(shè)置卡片賬便于隨同實(shí)物轉(zhuǎn)移。少數(shù)企業(yè)在材料核算中也使用材料卡片。

二、會計賬簿的登記

(一)賬簿的主要內(nèi)容及登記要求

1.賬簿的主要內(nèi)容

在實(shí)際工作中，賬簿的格式是多種多樣的，不同格式的賬簿所包括的具體內(nèi)容也不盡相同。但各種賬簿都應(yīng)具備以下基本要素0

(1)封面。主要標(biāo)明賬簿的名稱，如總分類賬、各種明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。

(2)扉頁。主要列明科目索引、賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表(活頁賬、卡片賬在裝訂成冊后，填列賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表)，格式參見表1—11。

(3)賬頁。賬頁是賬簿用來記錄具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體，其格式因記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同而有所不同，但基本內(nèi)容應(yīng)包括：

①賬戶的名稱(總分類賬戶、二級賬戶或明細(xì)賬戶);

②登記賬戶的日期欄;

③憑證種類和號數(shù)欄;

④摘要欄(簡要說明所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容);

⑤金額欄(記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)引起賬戶發(fā)生額或余額增減變動的數(shù)額);

⑥總頁次和分戶頁次。

2.賬簿的登記要求

為了保證賬簿記錄的正確性，必須根據(jù)審核無誤的會計憑證登記會計賬簿，并符合下列要求：

(1)準(zhǔn)確完整。登記會計賬簿時，應(yīng)當(dāng)將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。每一項(xiàng)會計事項(xiàng)，一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期;以自制原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單等作為記賬依據(jù)的，賬簿記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填列。

(2)注明記賬符號。賬簿登記完畢，應(yīng)在記賬憑證上簽名或蓋章，并在記賬憑證的“過賬”欄內(nèi)注明賬簿頁數(shù)或畫對勾，表示記賬完畢，避免重記、漏記。

(3)書寫留空。賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)?shù)目崭?，不要寫滿格，一般應(yīng)占格距的二分之一。這樣，在一旦發(fā)生登記錯誤時，能比較容易地進(jìn)行更正，同時也方便查賬工作。

(4)正常記賬使用藍(lán)黑墨水。為了保持賬簿記錄的持久性，防止涂改，登記賬簿必須使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水并用鋼筆書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。

(5)特殊記賬使用紅墨水?？梢允褂眉t色墨水記賬的情況包括：按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄;在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù);在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;根據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。會計中的紅字表示負(fù)數(shù)，因此，除上述情況外，不得用紅色墨水登記賬簿。

(6)順序連續(xù)登記。記賬時，必須按賬戶頁次逐頁逐行登記，不得隔頁、跳行。如發(fā)生隔頁、跳行現(xiàn)象，應(yīng)在空頁、空行處用紅色墨水劃對角線注銷，或者注明“此頁空白”或“此行空白”字樣，并由記賬人員和會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會計主管人員)簽章。

(7)結(jié)出余額。凡需要結(jié)出余額的賬戶，結(jié)出余額后，應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄目內(nèi)注明“借”或“貸”字樣，以示余額的方向;對于沒有余額的賬戶，應(yīng)在“借或貸”欄內(nèi)寫“平”字，并在“余額”欄用“0”表示。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。

(8)過次承前。每一賬頁登記完畢時，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁發(fā)生額合計及余額，在該賬頁最末一行“摘要”欄注明“轉(zhuǎn)次頁”或“過次頁”，并將這一金額記入下一頁第一行有關(guān)金額欄內(nèi)，在該行“摘要”欄注明“承前頁”，以保持賬簿記錄的連續(xù)性，便于對賬和結(jié)賬。

(9)不得刮擦涂改。如發(fā)生賬簿記錄錯誤，不得刮、擦、挖補(bǔ)或用退色藥水更改字跡，而應(yīng)采用規(guī)定的方法更正。

(二)會計賬簿的格式和登記方法

1.日記賬的格式和登記方法

如前所述，日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐筆進(jìn)行登記的賬簿。設(shè)置日記賬的目的就是為了使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時間順序清晰地反映在賬簿記錄中。日記賬按其所核算和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的范圍，可分為特種日記賬和普通日記賬。特種日記賬核算和監(jiān)督某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況;普通日記賬核算和監(jiān)督全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。這些日記賬的設(shè)置和登記方法如下：

(1)現(xiàn)金日記賬?，F(xiàn)金日記賬是用來核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金每天的收入、支出和結(jié)存情況的賬簿。由出納人員根據(jù)同現(xiàn)金收付有關(guān)的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進(jìn)行登記，即根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和與現(xiàn)金有關(guān)的銀行存款付款憑證(從銀行提取現(xiàn)金的業(yè)務(wù))登記現(xiàn)金收入，根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記現(xiàn)金支出;并根據(jù)“上日余額+本日收入一本日支出=本日余額”的公式，逐日結(jié)出現(xiàn)金余額，與庫存現(xiàn)金實(shí)存數(shù)核對，以檢查每日現(xiàn)金收付是否有誤。

現(xiàn)金日記賬的格式有三欄式和多欄式兩種。

對于規(guī)模較小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不多的企業(yè)，使用普通日記賬程序簡便，也可以滿足業(yè)務(wù)需要，其優(yōu)點(diǎn)是：

①便于了解企業(yè)在一定時間內(nèi)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌。

②把每一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的應(yīng)借應(yīng)貸賬戶的名稱、金額匯于一處，并有該項(xiàng)業(yè)務(wù)的摘要可供查考，可以比較容易地發(fā)現(xiàn)記賬差錯。

③通過全月發(fā)生額合計，可以進(jìn)行試算平衡。

使用普通日記賬的缺點(diǎn)是：

①記賬時不便于分工合作;

②無法了解某一特定賬戶的發(fā)生額及余額的變化情況;

③過賬的工作量大。

如果企業(yè)規(guī)模較大、業(yè)務(wù)量較多且較復(fù)雜，就不宜設(shè)置普通日記賬。

編制普通日記賬時，可根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)直接登記，然后再將普通日記賬過人分類賬。因此，設(shè)普通日記賬一般可不再做記賬憑證。

2.總分類賬的格式和登記方法

3.明細(xì)分類賬的格式和登記方法明細(xì)分類賬是根據(jù)二級賬戶或明細(xì)賬戶開設(shè)帳頁，分類、連續(xù)的登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以提供明細(xì)核算資料的賬簿。明細(xì)分類賬是總分類賬的明細(xì)記錄，它是按照總分類賬的核算內(nèi)容，按照更加詳細(xì)的分類，反映某一具體類別經(jīng)濟(jì)活動的財務(wù)收支情況，它對總分類賬起補(bǔ)充說明的作用，它所提供的資料也是編制會計報表的重要依據(jù)。

不同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)分類賬，可根據(jù)管理需要.，依據(jù)記賬憑證、原始憑證或匯總原始憑證逐日逐筆或定期匯總登記。固定資產(chǎn)、債權(quán)、債務(wù)等明細(xì)賬應(yīng)逐日逐筆登記;庫存商品、原材料收發(fā)明細(xì)賬以及收入、費(fèi)用明細(xì)賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。庫存現(xiàn)金、銀行存款賬戶由于已設(shè)置了日記賬，不必再設(shè)明細(xì)賬，其日記賬實(shí)質(zhì)上也是一種明細(xì)賬。

明細(xì)賬的格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式和橫線登記式(或稱平行式)等多種，分別介紹如下：

(1)三欄式明細(xì)分類賬。三欄式明細(xì)分類賬是設(shè)有借方、貸方和余額三個欄目，用以分類核算各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料的賬簿，其格式與三欄式總賬格式相同。三欄式明細(xì)賬適用于只進(jìn)行金額核算的賬戶，如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、應(yīng)交稅費(fèi)等往來結(jié)算賬戶。

(2)多欄式明細(xì)分類賬。多欄式明細(xì)分類賬將屬于同一個總賬科目的各個明細(xì)科目合并在一張賬頁上進(jìn)行登記，即在這種格式賬頁的借方或貸方金額欄內(nèi)按照明細(xì)項(xiàng)目設(shè)若干專欄。這種格式適用于成本費(fèi)用類科目的明細(xì)核算。

在實(shí)際工作中，成本費(fèi)用類科目的明細(xì)賬，可以只按借方發(fā)生額設(shè)置專欄，貸方發(fā)生額由于每月發(fā)生的筆數(shù)很少，可以在借方直接用紅字沖記。這類明細(xì)賬也可以在借方設(shè)專欄的情況下，貸方設(shè)一總的金額欄，再設(shè)一余額欄。

(3)數(shù)量金額式明細(xì)分類賬。

采用數(shù)量金額式明細(xì)分類賬提供了企業(yè)有關(guān)財產(chǎn)物資的數(shù)量和金額收、發(fā)、存的詳細(xì)資料，從而能加強(qiáng)財產(chǎn)物資的實(shí)物管理和使用監(jiān)督，可以保證這些財產(chǎn)物資的安全完整。

（責(zé)任編輯：xll）

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