會(huì)議籌備

1作用：了解會(huì)務(wù)工作的全局 加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通 確保會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

2特點(diǎn)：全面性和具體性 計(jì)劃性 明確性

3原則：嚴(yán)格時(shí)間 事項(xiàng)明確 會(huì)議必要

4內(nèi)容：會(huì)議主題于議題 會(huì)議名稱 會(huì)議議程 時(shí)間和日期 地點(diǎn) 需要設(shè)備和工具 會(huì)議文件會(huì)議人員組成及人數(shù) 與會(huì)人員的組成 會(huì)議食宿安排 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)安排 會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限

會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題

與會(huì)者情緒問題 與會(huì)者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任

3.處理會(huì)議中意外事件的方法：同上

組織電話會(huì)議的方法

發(fā)出會(huì)議通知 分發(fā)會(huì)議資料 安排會(huì)場 接通電話 相互通報(bào)出席情況 記錄

組織視頻會(huì)議的方法

視頻會(huì)議的會(huì)場 做好會(huì)場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 為減少租用通信線路的時(shí)間 節(jié)約費(fèi)用

遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn)

(1)遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點(diǎn)。

(2)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名等。

(3)會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。

(4)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會(huì)議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會(huì)議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會(huì)議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

(1)聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)

1)聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2)會(huì)議籌備人員對匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。

3)選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。

4)對會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。

(2)會(huì)前現(xiàn)場檢查

1)檢查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。

2)注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3)設(shè)立入場登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場平面示意圖。

4)佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5)準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問。

7)遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對設(shè)備的檢查

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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