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企業(yè)如何做好合同綜合管理

市場經(jīng)濟本質(zhì)上是契約經(jīng)濟。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷成熟，合同在企業(yè)對外經(jīng)濟交往中越來越重要，合同管理在企業(yè)管理中日益突出。

對合同當(dāng)事人的資信審查合同談判前，首先應(yīng)對其他合同當(dāng)事人的資質(zhì)進行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等。如果不對其他當(dāng)事人的基本情況進行了解，就倉促冒然地簽訂合同，很容易與一些信譽不好、履約能力差的單位發(fā)生經(jīng)濟關(guān)系，甚至?xí)袭?dāng)受騙，導(dǎo)致經(jīng)濟損失，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，有時還會引發(fā)企業(yè)的全面虧損和破產(chǎn)。簽約前的資質(zhì)審查十分重要，應(yīng)該引起高度重視，將資質(zhì)審查作為合同管理中一項必不可少的重要工作來做。

資信審查主要看以下幾方面。一是營業(yè)執(zhí)照，一個企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照上有該企業(yè)的注冊資金額、法定代表人或負責(zé)人的姓名、企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)地址、經(jīng)營范圍等情況，這些都反映了該企業(yè)的一些基本情況。二是授權(quán)委托書，大多數(shù)合同都是企業(yè)派出的業(yè)務(wù)員承辦的，此時應(yīng)讓業(yè)務(wù)員提供其法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書原件。三是資產(chǎn)負債情況，從資產(chǎn)負債表和損益表中可以了解到該企業(yè)的經(jīng)濟實力和經(jīng)營狀況，要盡可能選擇有經(jīng)濟實力、經(jīng)營狀況良好的企業(yè)。四是相關(guān)業(yè)績，可以要求提供客戶評價書，有條件的最好進行實地考察。五是特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營許可證、施工資格等級證、通信產(chǎn)品的進網(wǎng)許可證等。另外，質(zhì)量體系認證書、銀行或稅務(wù)部門出具的信用證書、相關(guān)主要榮譽證書對了解合同當(dāng)事人的資信情況有參考作用，但不是合同當(dāng)事人必須提供的。

對合同文本的審查談合同時，一般各方都希望用本單位草擬的文本為基礎(chǔ)，因為用本單位起草的文本，基本用語條款和格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些，用別的單位文本，往往比較生疏，改動量較大，有時有的單位故意將文本寫得很長，其中設(shè)置文字陷阱，稍不注意就會簽訂不利合同。

合同是各方當(dāng)事人在平等自愿、協(xié)商一致的基礎(chǔ)上商定的，用誰的文本為基礎(chǔ)談判法律沒有規(guī)定，選擇用任何一方的文本作基礎(chǔ)都可以，包括一些政府部門制訂的示范文本，也不是必須使用的，合同當(dāng)事人可以以任何文本為基礎(chǔ)談判，最后形成商定文本。

另外，文本審查應(yīng)特別注意格式合同問題。

格式合同是當(dāng)事人為了重復(fù)使用而預(yù)先擬定，并在訂立合同時未與對方協(xié)商的合同。格式合同往往是一些公用企業(yè)和服務(wù)行業(yè)為了逃避責(zé)任，對廣大消費者提出不平等、歧視性的要求。為了防止格式條款的弊端，《合同法》作了一些具體規(guī)定：采用格式條款訂立合同的，提供格式條款的一方應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定當(dāng)事人之間的權(quán)利和義務(wù)，并采取合理的方式提請對方注意免除或者限制其責(zé)任的條款，按照對方的要求，對該條款予以說明：提供格式條款一方免除自身責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利的，該條款無效。使用格式合同較多的企業(yè)，為避免簽訂無效合同，應(yīng)對一些免除自身責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利的條款作一些醒目注釋，還可對以上條款，在合同文本中用選擇或填空的方式與對方協(xié)商，給對方表達意愿的機會，這樣經(jīng)過雙方協(xié)商一致，就不屬于格式條款。

簽訂合同的授權(quán)與簽章手續(xù)簽訂合同是一種重要的法律行為，為了保證一個單位對外簽訂合同的合法、統(tǒng)一與高效，各單位都應(yīng)有簽約授權(quán)的管理制度。

授權(quán)委托書中一般應(yīng)有被授權(quán)人的姓名、身份，授權(quán)的事項、授權(quán)的時間和范圍，由法定代表人或負責(zé)人簽字。授權(quán)委托書的格式由合同綜合管理部門制訂。為了簡化手續(xù)，法定代表人或負責(zé)人可以一次性將某類合同授權(quán)某人簽訂，而不必就每一個合同單獨授權(quán)。被授權(quán)人必須在授權(quán)的期間和范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)委托書確定的期間和范圍，合同綜合管理部門應(yīng)監(jiān)督被授權(quán)人的簽約行為。

企業(yè)要保證簽訂的合同統(tǒng)一合法有效，并得到嚴(yán)格履行，可以通過使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規(guī)定，對外簽訂合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業(yè)才予以認可，這樣可避免一些部門和人員加蓋其他公章，對外簽訂合同，也可避免一些人員逃避合同綜合管理部門的監(jiān)督管理。

對合同履行情況的監(jiān)督檢查合同綜合管理部門監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括三方面，一要看各方是否按合同約定進度全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約;二要看履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計等方面的變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況;三要看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項義務(wù)，都會導(dǎo)致違約情況，其中最多的是工期逾期、質(zhì)量不符合約定。因為處理違約情況涉及大量法律規(guī)定，所以，合同綜合管理部門對此過程應(yīng)重點監(jiān)控。合同履行過程中，當(dāng)事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。

貴在提高責(zé)任心合同綜合管理不僅工作量繁重，而且責(zé)任重大，《刑法》第四百零六條明確規(guī)定，國家機關(guān)工作人員在簽訂、履行合同過程中，因嚴(yán)重不負責(zé)任被詐騙，致使國家利益遭受重大損失的，處三年以下有期徒刑或者拘役;致使國家利益遭受特別重大損失的，處三年以上七年以下有期徒刑。《刑法》規(guī)定這一罪刑，就是針對國有企業(yè)中負責(zé)合同管理的工作人員，包括合同綜合管理人員。

作為合同綜合管理人員，應(yīng)認識到本職工作的重要責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，把好合同管理的每個環(huán)節(jié)，全面履行合同管理職責(zé)，以維護企業(yè)利益，促進企業(yè)健康發(fā)展。

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