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項(xiàng)目控制理論的基本原理

控制是指掌握住所控制的對(duì)象，不使其任意活動(dòng)或超出范圍，或是使控制對(duì)象按控制者的意愿活動(dòng);在實(shí)際操作中，控制就是比較控制對(duì)象所在的位置和其應(yīng)在的位置(即目標(biāo))，并在出現(xiàn)偏差時(shí)采取糾正措施。

1、項(xiàng)目控制理論的原理

經(jīng)典控制理論中的控制包括反饋控制和前饋控制，這在項(xiàng)目的目標(biāo)控制理論中分別被稱為被動(dòng)控制和主動(dòng)控制。

1).被動(dòng)控制

被動(dòng)控制是目前在項(xiàng)目管理實(shí)踐中應(yīng)用最為普遍的控制方法。被動(dòng)控制具有控制目標(biāo)明確、穩(wěn)定性好、操作性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)。

被動(dòng)控制的第一步應(yīng)首先設(shè)立項(xiàng)目的總目標(biāo)，采用系統(tǒng)方法將總目標(biāo)分解成子目標(biāo)和可執(zhí)行目標(biāo)，并將其落實(shí)到項(xiàng)目生命周期的各階段和各責(zé)任人;建立由上而下、由整體到局部的目標(biāo)控制系統(tǒng)，通過(guò)一系列的管理活動(dòng)來(lái)保證總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目，通常根據(jù)工作范圍、質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用(投資)要求確定項(xiàng)目目標(biāo)，所有的項(xiàng)目業(yè)主都要求按期完成項(xiàng)目的建設(shè)，不超出預(yù)算費(fèi)用，并達(dá)到合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

第二步，將目標(biāo)貫徹到項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，并定期反饋實(shí)際數(shù)據(jù)，由于干擾因素的存在和(或)計(jì)劃制定中的問(wèn)題，實(shí)際數(shù)據(jù)往往會(huì)偏離目標(biāo)值。

第三步，將實(shí)際數(shù)據(jù)與目標(biāo)值進(jìn)行比較，如果出現(xiàn)偏差，則需分析偏差產(chǎn)生的原因，并據(jù)此采取糾偏措施，包括對(duì)計(jì)劃目標(biāo)值的修正與調(diào)整和對(duì)項(xiàng)目資源投入的調(diào)整。一般應(yīng)首先考慮通過(guò)調(diào)整對(duì)項(xiàng)目資源的投入來(lái)縮小或彌合偏差，只有在原定的目標(biāo)計(jì)劃值已經(jīng)不可能通過(guò)調(diào)整資源投入的方式實(shí)現(xiàn)的情況下，才會(huì)考慮對(duì)計(jì)劃目標(biāo)值的調(diào)整與修正。

以上的第二步和第三步在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中構(gòu)成循環(huán)(見(jiàn)導(dǎo)論教材圖2—13 P48)，直至項(xiàng)目完成。要求能繪制出本示意圖，說(shuō)明原理。

2).主動(dòng)控制

上述被動(dòng)控制盡管具有很多優(yōu)點(diǎn)，但畢竟屬于事后控制，即糾偏措施是基于偏差出現(xiàn)后對(duì)偏差所進(jìn)行的分析，這也是“被動(dòng)控制”一詞的由來(lái)。顯然，被動(dòng)控制至多只能　做到控制已產(chǎn)生的偏差，但不能預(yù)防或杜絕偏差的發(fā)生。此外，在被動(dòng)控制方式下，有些偏差則是可以通過(guò)采取糾偏措施消除的，有些偏差則是不可消除的，例如進(jìn)度上的偏差有時(shí)可以通過(guò)采取趕工措施消除，而投資偏差造成的缺口則往往難以消除。

在這種情況下，人們開(kāi)始嘗試在偏差出現(xiàn)之前通過(guò)分析可能產(chǎn)生偏差的各種干擾因素，并通過(guò)提前采取措施來(lái)消除偏差隱患，從而避免偏差的發(fā)生或削弱偏差的強(qiáng)度(見(jiàn)導(dǎo)論教材圖2—14 P49)。

例如，事前審查承包商提交的各種計(jì)劃是否規(guī)范、是否符合有關(guān)規(guī)定，通過(guò)這樣的方式在事前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并督促承包商進(jìn)行整改。

當(dāng)然，相對(duì)被動(dòng)控制來(lái)說(shuō)，主動(dòng)控制對(duì)控制人的諸如專業(yè)知識(shí)、管理能力等綜合素質(zhì)要求更高，因?yàn)閷?duì)因素分析的失誤也可能導(dǎo)致偏差的發(fā)生。

實(shí)際當(dāng)中，主動(dòng)控制措施和被動(dòng)控制措施是結(jié)合使用的。

2、項(xiàng)目的控制目標(biāo)

項(xiàng)目目標(biāo)就是實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目所要達(dá)到的預(yù)期結(jié)果。項(xiàng)目的復(fù)雜性、系統(tǒng)性、一次性等特點(diǎn)決定了項(xiàng)目目標(biāo)的系統(tǒng)性。

項(xiàng)目目標(biāo)必須明確、可行、具體和可以度量，并須在項(xiàng)目的各個(gè)參與方之間達(dá)成一致意見(jiàn)。確定了項(xiàng)目目標(biāo)，實(shí)際上也就明確了項(xiàng)目執(zhí)行組織努力的方向。

項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)滿足如下條件：

①目標(biāo)應(yīng)是具體的，具有可評(píng)估性和可量化性，不應(yīng)含混模糊;

②目標(biāo)應(yīng)與上級(jí)組織目標(biāo)一致;

③在可能時(shí)，用可交付成果的形式對(duì)目標(biāo)進(jìn)行說(shuō)明，如評(píng)估報(bào)告、建議書(shū)等;

④目標(biāo)是可理解的，即必須讓其他人知道執(zhí)行者正努力去達(dá)到什么目標(biāo);

⑤具有時(shí)間性，如果目標(biāo)沒(méi)有時(shí)間限制，可能永遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)到;

⑥目標(biāo)是可得到的，既是現(xiàn)實(shí)的，又是可達(dá)到的，但需要努力和承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目的目標(biāo)是在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，通過(guò)精心論證，詳細(xì)設(shè)計(jì)、優(yōu)化和計(jì)劃，達(dá)到清楚、明確的。通常不允許在項(xiàng)目實(shí)施中仍存在目標(biāo)的不確定性和對(duì)目標(biāo)做過(guò)多、過(guò)大的修改。如果必須改動(dòng)項(xiàng)目目標(biāo)，則項(xiàng)目的各個(gè)參與方必須就項(xiàng)目的全部變動(dòng)內(nèi)容達(dá)成一致意見(jiàn)。

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