設(shè)備管理文件是設(shè)備一生最基本的記錄文件，記錄了一臺設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計、制造、到使用、維護、改造、更新、報廢的全過程。它包括設(shè)備說明書、圖紙圖冊、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、臺服、檔案以及原始記錄等。它的記錄和使用，對帶助設(shè)備管理人員更詳細的綜合評價管理費用，更準(zhǔn)確地制訂維護和維修工藝標(biāo)準(zhǔn)，以及備品備件的選購都有很大的現(xiàn)實意義。

作為設(shè)備管理人員，一方面要通過它獲取設(shè)備的管理資料;另一方面，要對它進行不斷完善和完整。完整是指對新的設(shè)備運行狀況和維護維修情況及時作詳細記錄，以備后查，而完善有兩層含義：

第一，是指設(shè)備在一生的運行過程中，隨著磨損的加劇，原有性能和精度會發(fā)生變化，即開始老化。

老化之后的設(shè)備，原有部位故障發(fā)生性質(zhì)和發(fā)生率會發(fā)生變化，那么原點檢和潤滑標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該隨之改變。作為設(shè)備管理人員應(yīng)該不怕麻煩，結(jié)合自己日常管理經(jīng)臉，細心重新修訂。

第二，由于各設(shè)備管理人員業(yè)務(wù)能力不同，經(jīng)驗不同，或者業(yè)務(wù)能力和經(jīng)驗得到了提高，可能會對現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生不滿意，那么無論是從節(jié)能降耗，或是安全使用等方面，都應(yīng)該獲得上級主管部門批準(zhǔn)后，及時重新修訂。