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業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制(比較重要)

 1.建立明確的職責(zé)分工

主要職責(zé)分工包括：(哪些需要分離，不分離的后果)

(1)批準(zhǔn)賒銷信用與銷售相互獨立，防止銷售部門為增加業(yè)績而放寬信用標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)信用風(fēng)險增大;(銷售部門、信用部門)

(2)批準(zhǔn)賒銷信用與發(fā)貨開票相互獨立，防止向不符合信用標(biāo)準(zhǔn)的客戶進行賒銷，增加壞賬風(fēng)險;(信用部門、財務(wù)部門)

(3)發(fā)送貨物與開票相互獨立，防止發(fā)貨未經(jīng)批準(zhǔn)，銷售業(yè)務(wù)沒有被記錄或商品被盜竊;(庫房、財務(wù)部門)

(4)發(fā)送貨物與記賬相互獨立，防止商品被盜竊并通過篡改記錄加以掩飾;(庫房、財務(wù)部門)

(5)收取貨款與銷售收入、應(yīng)收賬款記錄相互獨立，防止客戶所付款項被貪污并篡改加以掩飾;(財務(wù)部內(nèi)部人員分工)

(6)批準(zhǔn)銷售退回與折讓業(yè)務(wù)和記賬業(yè)務(wù)相互獨立，防止收到的貨款被貪污;(財務(wù)部內(nèi)部人員分工)

(7)批準(zhǔn)壞賬與收款業(yè)務(wù)、記賬業(yè)務(wù)相互獨立，防止不符合規(guī)定的壞賬被批準(zhǔn)，收到的款項被貪污;(管理當(dāng)局、財務(wù)部門)

(8)編制和寄送客戶對賬單與收款業(yè)務(wù)、記賬業(yè)務(wù)相互獨立，以檢查銷售收款業(yè)務(wù)中的錯弊;(財務(wù)部內(nèi)部人員分工)

(9)執(zhí)行內(nèi)部檢查與業(yè)務(wù)辦理、記錄相互獨立，保證內(nèi)部檢查的獨立性和有效性等。(內(nèi)審部門)

2.信息傳遞程序控制

(1)授權(quán)程序。有效的控制要求銷售與收款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。向客戶提供信用前要進行調(diào)查并經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，以控制信用風(fēng)險;發(fā)送貨物只有在授權(quán)批準(zhǔn)后才能進行，以防止向虛構(gòu)的客戶發(fā)貨;銷售價格、銷售條件、運費、退貨和折讓要經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，以防止銷售價格、退貨和折讓背離企業(yè)經(jīng)營管理政策;由保管票據(jù)以外的主管人員批準(zhǔn)應(yīng)收票據(jù)承兌、違約票據(jù)沖銷。

(2)文件和記錄的使用(注意文件、記錄的名稱)。為健全業(yè)務(wù)審批、財產(chǎn)保管和便于記錄，要合理設(shè)計并使用各種文件和記錄。關(guān)鍵性的銷貨單、銷售發(fā)票、發(fā)運憑證等都應(yīng)事前按順序編號使用，以防止遺漏開票或記錄銷售業(yè)務(wù)，防止重復(fù)開票或記賬。如收到訂貨單之后，立即編制一式幾聯(lián)的銷貨單，分別用于①批準(zhǔn)賒銷、②批準(zhǔn)發(fā)貨、③記錄發(fā)貨數(shù)量、④向客戶開具發(fā)票賬單;定期編制并向客戶寄送對賬單;對每個客戶建立應(yīng)收賬款明細賬。以應(yīng)收票據(jù)結(jié)算時，需設(shè)置登記簿詳細記錄票據(jù)種類、編號、出票人、票面金額、利率、到期日等情況。

(3)獨立檢查。對銷售與收款業(yè)務(wù)進行獨立檢查，防止各環(huán)節(jié)發(fā)生差錯和舞弊。由內(nèi)部審計師或其他獨立人員檢查銷貨單、銷售發(fā)票、提貨單，確保其一致性和正確性(銷售的發(fā)生);核對匯款通知單、收款單、存款單等，保證每筆收到的貨款都進行了登記(收款);檢查已批準(zhǔn)的銷售業(yè)務(wù)是否編制了銷貨單(已記錄);定期檢查銷售日記賬和總賬、應(yīng)收賬款明細賬和總賬、現(xiàn)金及銀行存款日記賬和總賬的一致性(賬賬相符)。

3.實物控制

實物控制包括兩個方面，一方面，限制非授權(quán)人員接近存貨，貨物的發(fā)出必須有經(jīng)批準(zhǔn)的銷貨單;對于退貨也要加強實物控制，由收貨部門進行驗收并填寫驗收報告和入庫單。另一方面，限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改記錄。賒銷方式下，企業(yè)與客戶之間的貨款結(jié)算還包括應(yīng)收票據(jù)，要加強對應(yīng)收票據(jù)的實物控制，保管票據(jù)及經(jīng)管現(xiàn)金與一般會計記錄職責(zé)要分離。

4.定期寄出對賬單

由出納、銷售及應(yīng)收賬款記錄以外的人員按月向客戶寄發(fā)對賬單，督促客戶履行合約。

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